Как грамотно написать письмо-отказ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно написать письмо-отказ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если вы серьезно настроены на то, чтобы поддержать лояльность клиентов к вашей компании или лично к вам в длительной временной перспективе, вы должны постараться помочь им, даже если прямо сейчас это не принесет вам очевидной выгоды. Да, вы не доставляете роллы, но можете с ходу назвать компанию, которая это делает, даже если это ваш конкурент.

Довольно часто претензии клиентов эмоциональны, но не слишком содержательны:

«Ваше обновление — отстой, что за фигня!!! Верните все как было!», «А где тот менеджер, вроде бы его звали Василий, с которым я разговаривала в среду? Я хочу работать только с ним, а вас я вообще не знаю и знать не хочу! Что значит уволился? Как же мне быть?».

Когда клиенты ведут себя подобным образом, они, по крайней мере, дают вам возможность задать уточняющий вопрос, например такой:

«Мне очень жаль это слышать. Не могли бы вы уточнить, что именно вам нравилось в прошлой версии, чего вы не смогли найти после обновления? Почему вам нравилось работать именно с Василием? Если вы объясните, я постараюсь это учесть, и, может быть, вам станет удобнее работать с нашей компанией».

Конечно, вы не замените новую версию продукта на старую, равно как и не уговорите уволившегося Василия вернуться обратно, вы даже не будете пытаться. В данном случае это и неважно.

Вы дадите клиенту повод почувствовать, что его мнение для вас на самом деле важно и оно заботит вашу компанию.

Кстати, дополнительным бонусом может стать то, что объяснения клиентов действительно помогут вам решить их проблему.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше. В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа. Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими. Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара. Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Помимо полного соответствия правилам деловой переписки, письмо-отказ подчиняется еще некоторым правилам.

1. Отказ не должен быть обидным для первоначального отправителя. Более того, оно должно содержать в себе благодарность за то, что отправитель выбрал именно вашу организацию. Во-первых, это диктуется деловым этикетом, а, во-вторых, не исключено, что в дальнейшем партнерство и сотрудничество все-таки станут возможны.
2. По этой же причине отказ не должен быть категорическим. Наоборот, очень благоприятное впечатление производит указание условий, которые позволят в дальнейшем установить деловые отношения. Одновременно это покажет, что полученное предложение было максимально подробно изучено.
3. Хотя немотивированный отказ вполне допустим, лучше, все-таки, привести причины, которые вынудили отказаться от предложения и обязательно высказать похвалу по поводу предложения или его автора.
4. Если возможно, то рекомендуется посоветовать другие организации, которые могут заинтересоваться высказанным предложением. Это продемонстрирует адресату вашу благожелательность.

Структура письма-отказа

Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:

• информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
• выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
• принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
• аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
• формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
• изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
• описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
• описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
• выражение заинтересованности в сотрудничестве;
• выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.

Перед подачей категоричного заявления нужно знать о последствиях отказа. Статья 1157 ГК РФ пунктом третьим закрепляет невозможность отказа от заявления.

Пункт 2 статьи 1157 ГК РФ допускает отзыв заявления, если с момента, когда было открыто наследства не прошло шесть месяцев. Отказная собственность будет передана другим родственникам, претендующим на нее. Право на законное пользование и распоряжение имуществом полностью будет утрачено.

Предлагаем вам ознакомиться с другими документами, которые могут составляться при процедуре наследования и бумагами, необходимыми для оформления наследования у нотариуса:

• исковые заявления об установлении факта принятия, о вступлении в наследство и о признании права собственности;
• доверенность на оформление;
• заявление о принятии наследства.

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Какими фразами отказывать клиентам?

Как вежливо и корректно отказать клиенту в обслуживании, не ухудшив репутацию компании?

Можно подсказать, какая другая компания сможет ему помочь, если услуга, которая ему нужна, вами не оказывается. Отказывая в скидке, стоит ознакомить клиента с другими вашими скидочными предложениями и возможностями снижения цен при покупке определенного пакета товаров.

Вежливо отказать в услуге клиенту можно такими фразами:

• К сожалению, мы пока что не выполняем этот вид работ, но обдумаем в перспективе;
• Вместо данного заказа можем выполнить такой-то (схожий);
• К сожалению, наши возможности ограничивает отсутствие таких товаров у изготовителя;
• Мне кажется, у нас с вами не совпадает видение данного проекта;
• Мы с удовольствием вам поможем в сфере нашей компетенции;
• Мы будем рады сотрудничать с вами при взаимном соблюдении наших правил.

Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ

Для определения НМЦК по 223-ФЗ можно воспользоваться одним или несколькими способами.

1. Поискать данные о стоимости на продукцию в реестре закупок, которые проводились в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ. Все нужные данные размещается в ЕИС, при этом для целей определения НМЦК можно использовать информацию о ценах того участника, с которым заключается договор.

2. Поискать данные о рыночных ценах в едином реестре договоров по 223-ФЗ и в едином реестре государственных и муниципальных контрактов, по 44-ФЗ.

3. Собрать и проанализировать общедоступную информацию о рыночных ценах. К ней относится в том числе:

• сведения о стоимости продукции из каталогов, рекламы, описаний товаров;
• сведения о котировках на российских и иностранных биржах;
• сведения о стоимости на продукцию на ЭТП;
• данные государственной статистической отчетности о ценах продукции.

4. Осуществить поиск в официальных источниках уполномоченных государственных и муниципальных органов.

5. Если применимо, можно поискать данные о рыночной стоимости объектов оценки, определенной в соответствии с законодательством, которое регулирует оценочную деятельность в РФ.

6. При возможности можно использовать данные информационно-ценовых агентств.

Структура КП (экран убеждения)

Задача первого экрана: дать максимум продающей информации и обойти рекламный фильтр. Второго – доказать, что это верный выбор.

Продавать надо фактами и цифрами, а не обещаниями и лирикой. Когда фактов недостаточно, то делайте выгоды сильнее. Играйте НЕ словами, а смыслами. Пусть КП будет невыгодное для вас, но ведь задача коммерческого предложение – установить контакт с Клиентом. Получить горячий отклик (звонок, письмо), а не продать в лоб.

Продавайте НЕ словами, а смыслами.

Что использовать для убеждения:

• структура, где каждый подзаголовок – это что-то важно для получателя;
• примеры использования и результаты (ссылки на подтверждение ваших слов);
• закрытие 2 – 3 возражений, которые возникнут при прочтении верхней части;
• больше продающей информации о товаре /услуге (характеристики, преимущества, описание, если это сложный продукт);
• список клиентов и партнёров;
• дополнительную ценность предложения;
• расширенные гарантии (важно убедить человека, что они ничем не рискует);
• обоснованное ограничение предложения.

Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается. При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом.

Письмо отказ о снижении стоимости образец

Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества. « Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам.

И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …». Срок предоставления заявок истекает., В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово- ‘] сочетания: «Напоминаем, что…» «по проекту совместного строительства Вы должны…» «в соответствии с… Вы должны…» «Напоминаем Вам, что…» «Ваша задолженность по оплате… составляет…» «срок предоставления условий договора истекает,.» «Несмотря на неоднократные напоминания,» «Ваша фирма до сих пор не представила…» «мы до сих пор не получили…» — Информационные письма.

Прежде всего, обращение в суд должно сопровождаться поданным иском, в котором будет указана просьба о предоставлении дополнительного срока, отведенного государством.

Там же будет указаны и объективные причины, которые повлекли за собой пропуск установленного срока в шесть месяцев.

Важно! При составлении иска, специалисты рекомендуют обратиться к опытному адвокату, который поможет составить грамотный текст.

В противном случае суд может счесть причины неубедительными, и не продлит срок для отказа от передаваемой собственности. Это приведет к тому, что отказаться от обременяющего имущества будет уже невозможно. Документ должен быть сопровожден приложенными документами и справками, подтверждающими вескую причину пропуска шестимесячного срока.

Для того чтобы закрепить свою правоту обращающиеся могут воспользоваться свидетельскими показаниями и аудиозаписями разговоров, подтверждающих вескую причину для пропуска установленного времени.

Исковое заявление сопровождается предоставлением следующих документов:

• паспорт;
• свидетельство, подтверждающее кончину собственника;
• отказ, составленный в письменном виде, от нотариуса. В нем указывается то, что срок установленный государством истек;
• квитанция, подтверждающая оплату государственной пошлины;
• если наследство было передано на основании закона, тогда нужен документ, подтверждающий родство между умершим и наследником;
• копии документации, приложенной к судебному обращению;
• если наследство было передано на основе составленного завещания, тогда необходим документ, подтверждающий такой способ передачи наследства;
• иные документы, сопровождающие наследство.

Если для суда причины показались неубедительными, тогда будет принято решение об отказе по рассматриваемому делу. В этом случае у наследника есть вариант подачи апелляции против полученного решения.

Техники вежливого, но эффективного отказа любому человеку

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Наиболее корректной, нейтральной и не задевающей заказчика формулировкой отказа от участия в закупке считается временная загруженность компании: большой объем плановой работы, невозможность выполнить в связи с этим дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно примем участие.

Если же и в следующий раз не хотите взять себе заказ, делайте упор на то, что дело не в заказчике, а в вас: данный контракт очень сложен для вас, не хватает оборудования, недостаточный уровень специалистов, нет опыта и т.д. Примеры конкретных фраз сможете найти в образцах.

Различные способы определения исполнителя предполагают свои особенности выхода из конкурентной борьбы. Но всегда нужно успеть отказаться до окончания приема предложений.

• Самый простой отказ предусмотрен для электронных закупок. Достаточно будет зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку «Отозвать». Деньги, внесенные в качестве обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
• Сложнее дело обстоит с «бумажным» запросом котировок. Отказаться можно будет, только если заказчик внес изменения в извещение. Однако лазейка в законодательстве все же есть: заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной заявки. Направьте вторую и вас отклонят.
• Чтобы отказаться от открытого конкурса, необходимо уведомить об этом заказчика. Успеть нужно до окончания приема заявок, в той же форме, в какой была получена конкурсная документация: бумажной или электронной. В первом случае правильнее будет отправить уведомление курьером, а не отправлять бумаги почтой, так как можно не уложиться в отведенное время. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере у заказчика. Обеспечение заявки при этом заказчик обязан вернуть в 5-дневный срок.

Уведомительное письмо составляется так же, как и отказ от предложения участия в тендере (см. выше), только вместо номера и даты приглашения следует указать данные об извещении и заявке:

№ 4

Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?

Говоря строго, выигравший участник не может отказаться от подписания договора с заказчиком. Даже указанное повышение затрат не служит для этого веской причиной. Предусмотрено, что все непонятные моменты участник должен был уточнить у заказчика на этапе подачи предложений. А если заявка была подана, то участник продумал все риски и согласился с условиями контракта.

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о поставщике будут включены РНП. Это плохо отразится на его репутации и лишит возможности участвовать в закупках на 2 года.

Рассмотрим 3 неофициальных способа отказа от подписания контракта. Но следует помнить, что все они связаны с риском попадания в РНП.

• Проще всего будет попытаться договориться с заказчиком о расторжении контракта по взаимному соглашению сразу же после его подписания. Есть вероятность, что заказчик не будет против. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
• Найдите несоответствие документации в своей заявке, которую вы отправляли на выигранный тендер. Вы можете обратиться в ФАС с жалобой на действия заказчика, обвинив его в том, что он обязан был отклонить вашу заявку. Жалоба подается в течение 5-ти дней после публикации протокола рассмотрения заявок.
• Пропустите срок подписания контракта, заранее подготовив доказательства своей невиновности в этом. Например, справка о болезни руководителя, взлом корпоративной сети. В этом случае у вас будет возможность отстоять свою невиновность перед комиссией ФАС, и в РНП вас не включат. Но помните, что это фальсификация, а комиссия нередко принимает сторону заказчика.

Когда и как правильно отказывать клиенту

Отказываться от сотрудничества с заказчиком стоит, если:

1. Вы очень заняты

Наступает такой момент, когда вы физически не успеваете работать со всеми клиентами. А они все равно продолжают обращаться к вам.

В этом случае разговор лучше начать с какого-то согласия, используя слово «да».

«Да, ваш проект меня заинтересовал. Но в данный момент я не могу им заняться, у меня полностью забито расписание».

Предложите заказчику начать сотрудничество с определенного числа. Вполне вероятно, что клиент не торопится и согласится перенести сроки. Так вы и заказ не потеряете, и сохраните нормальный рабочий график.

Если клиент не готов ждать, то будет искать другого исполнителя.

2. Вы слишком устали

Часто специалистам требуется перерыв от работы и несколько дней на то, чтобы поваляться в кровати с книжкой.;

Если вы понимаете, что скоро будете готовы взять заказ, можете ответить так: «Ваш проект очень интересный, но мне нужно время, чтобы обдумать, как я могу вам помочь». Прямое «нет» вы не сказали, но и не согласились.

Заказчик сам решит, стоит ли вас ждать. Не расстраивайтесь, если он решит обратиться к другому специалисту. Периодический отдых необходим всем. Так что посвятите освободившееся время себе.

3. Это не та ниша, с которой вы работаете

Бывает так, что нам не нравится определенная сфера. И ни за какие деньги мы не согласимся работать с этой нишей.

В этом случае недостаточно просто написать: «Извините, я не могу». Следует поблагодарить заказчика за то, что он к вам обратился. Похвалите его проект и предложите решение вопроса: «Я бы очень хотел поучаствовать в вашем проекте, но я не знаком с этой темой и думаю, что не смогу быть вам полезен».

Клиент будет благодарен вам за то, что вы не обманули его ради своей выгоды.

Если у вас есть коллеги, которых мог бы заинтересовать заказ, посоветуйте их клиенту. Тогда все останутся довольны: вы получите благодарность за помощь, а ваш коллега и заказчик обретут друг друга.

4. У вас недостаточно опыта для такого уровня заказа

Вы могли только начать работать, а к вам уже обращается крупная компания.

Здесь важно сохранять спокойствие и не отказываться из-за страха перед крупным клиентом. Сначала поговорите с заказчиком и хорошо подумайте, можете ли вы ему помочь. Может быть какую-то часть работы вы вполне способны сделать. Тогда предложите клиенту такой вариант. Только представьте, какой сильный кейс у вас появится, если клиент согласится сотрудничать!

Если вы понимаете, что действительно не справитесь с проектом — откажитесь. Но ни в коем случае не пускайтесь в долгие оправдания — это напрягает людей.

Признайтесь честно: «Жаль, но у меня еще недостаточно опыта для такого амбициозного проекта».

Постарайтесь оказать помощь: «Могу порекомендовать специалиста, который уже работал с похожими проектами и будет рад сотрудничеству с вами».

5. Вы не смогли договориться о цене

Не бойтесь потерять заказчика, который ищет дешевые услуги. Если он умоляет о скидках в начале пути, то на каждом следующем этапе не откажется от возможности снизить цену.

Некоторые фрилансеры передают работу с низкой оплатой начинающим коллегам, которые ценят любую возможность получить опыт. Если у вас есть такой коллега, напишите заказчику: «Мне приятно, что вы выбрали меня для своего проекта. Но я не могу уступить вам в цене, так как оплата должна соответствовать качеству работы. Могу порекомендовать вам ответственного человека, который работает в такой же нише. Но ценник у него значительно дешевле».

6. Проект вам не интересен

К примеру, вам предлагают разработать дизайн для блога, но вы понимаете, что не сможете увлечься этим проектом.

Заставлять себя не стоит. Но и сказать клиенту: «Извините, мне это не интересно» — невежливо.

Надо найти деталь, за которую вы можете похвалить или поблагодарить человека: «Спасибо, что обратились ко мне со своей задачей. У вас отличные статьи. С хорошим дизайном они привлекут еще больше внимания. Но я не могу взяться за ваш проект, так как сейчас сосредоточен на фирменных стилях и промосайтах. Но я могу помочь вам по-другому…»

Здесь вы можете дать два варианта: порекомендовать своего коллегу или предложить какую-то другую услугу, за которую вы бы взялись.

7. Клиент вам неприятен как человек

Иногда уже при первом общении понимаешь, что не хочешь иметь ничего общего с человеком. Может он ведет себя невежливо, а может это просто ваши внутренние ощущения.

Реальную причину отказа лучше не озвучивать, но и браться за дело тоже не надо. Можно дать нейтральный ответ: «Спасибо, что обратились ко мне за помощью, но сейчас я не беру новых заказчиков».

Если клиент настаивает и спрашивает, когда вы сможете взяться за его проект, скажите: «Давайте я свяжусь с вами, как только будет такая возможность. Но я не могу ничего гарантировать, так как у меня забито расписание на месяц вперед».

С вашей стороны это будет правдой. Даже если вы не завалены заказами, у вас может быть куча своих личных дел. А клиент вряд ли станет терпеливо ждать вас целый месяц.

Похожие записи:

• РВП иностранного гражданина в РФ 2023 и налоги сколка стоит
• Возврат аккумулятора в магазин в течении 14 дней закон
• Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска