Кадровые документы по-новому: что надо знать о предстоящих изменениях

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Унифицированные формы по учету кадров

Важнейшие унифицированные формы кадрового учета:

1. Т-1 «Приказ о приеме на работу работника».
2. Т-2 «Карточка работника, свои данные».
3. Т-3 «Мэннинг».
4. Т-4 «Карта оформления научной, научно-педагогической работы».
5. Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу».
6. Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику».
7. Праздничный план Т-7».
8. Т-8 «Приказ о расторжении трудового договора с работником».
9. Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку».
10. Т-10 «Поездочный сертификат».
11. T-11 Положение о стимулировании работников».
12. Т-1а «Указ о приеме на работу работников».
13. Т-2ГС (МС) «Личная карта государственного (муниципального) служащего».
14. Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу».
15. Т-9а «Приказ о направлении работников в командировки».
16. Т-11а «Указ о поощрении трудящихся».
17. Т-10а «Служебное задание на направление в командировку и отчет о выполнении».
18. Т-6а «Приказ о предоставлении отпуска работникам».
19. Т-8а «Приказ о расторжении трудового договора с работниками».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

1. Прежде чем брать кадровую документацию, заполните специальные льготы (можно использовать порталы Консультант+ или Гарант). Это действующий регламент.
2. Здесь необходимо учитывать учредительные деловые бумаги организации. Начать нужно будет с назначения директора компании. Изучите устав самой организации (здесь порядок приема на работу директора, оклад, трудовые книжки и т.д.)
3. Какие документы необходимы работодателю?
   • Правила внутреннего распорядка работы, штатного расписания компании.
   • Расписание всех праздников, трудовые книжки, а также отдельные трудовые договоры.
   • Книга по учету движения трудовых книжек и вложений в нее, а также специальная книга, где фиксируются доходы и расходы.
   • Табель учета рабочего времени, трудовая книжка (личная), форма расчетной бумаги, которая утверждается руководителем компании.
   • Деловые документы по обработке персональных данных работников, платежных ведомостей и всех заказов и т.д.
4. Процесс становления режиссером. Из решений учредителей вы узнали дату, когда директор вступил в должность и приступил к исполнению своих обязанностей, поэтому дата в итоге не должна отличаться. Затем составляется трудовой договор.
5. Создание основных правил плана работы в организации, а также штатного расписания и других локальных действий (используйте для этого специальную программу). Самое главное проверить все на наличие опечаток или ошибок!
6. Здесь заполняем бланки трудовых договоров с работниками и другую документацию (там уже должны быть сведения о должностях, заработной плате и рабочем времени).
7. Необходимо учитывать задачи по ведению самих трудовых книжек (кроме директора еще никого не нанимали, поэтому вся ответственность за ведение трудовых книжек лежит на нем).
8. Уже идет процесс найма новых работников.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

• место работы;
• должность;
• оплата, продолжительность испытательного срока;
• срок договора и др.

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Нарушителям грозит штраф в размере:

• до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
• до 100 тысяч рублей — для компаний.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Основные изменения по взносам в 2023 году

Начну с самого, на мой взгляд, масштабного изменения – объединения ПФР и ФСС, и как, следствие, образования нового единого фонда СФР.

Что изменится?

• будем платить взносы по единому тарифу исходя из единой предельной облагаемой базы.

Разъясню. Теперь не нужно самостоятельно делить взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ и платить их по разным реквизитам и отдельными платежками. Будет одна платежка на общую сумму страховых взносов по тарифу 30%, который после достижения предельной базы снизится до 15,1%. Налоговая же сама распределит их по видам страхования.

Обращаю Ваше внимание! Новации не коснуться взносов на травматизм – здесь все остается по-старому

• поменяется срок уплаты страховых взносов – с 1 января 2023г. крайняя дата уплаты страховых взносов – 28-е число по окончании месяца.

• схема с заменой трудовых договоров гражданско-правовыми будет невыгодна, т.к. с нового 2023 г. такие выплаты будут облагаться страховыми взносами. Включить в базу по социальным взносам придется и вознаграждения работникам-иностранцам.

Документы для личного дела работника и его формирование

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Способы организации учета

Методов организации кадрового учета несколько. Выбор зависит от особенностей предприятия, желания руководства.
1. Прием на работу

кадрового специалиста или создание отдела кадров Данный способ позволяет организовывать работу сотрудника в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель сможет самостоятельно отслеживать деятельность отдела или работника, но нужно организовать найм, рабочее место, контроль.

2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру

В некоторых компаниях один сотрудник может совмещать обязанности секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста кадрового отдела. Главная проблема данного способа – высокая вероятность ошибок, отсутствия узкоспециализированных знаний у работника или необходимых документов.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям.

Приказы по основной деятельности — трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним- копии приказов по личному составу — личные карточки работников- личные дела работников- табель учета рабочего времени — заявление работника- служебные записки- объяснительные- представления — регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу- учета больничных листов Распорядительные документы К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

Постоянно 4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

Кадровое делопроизводство является достаточно обширной темой, включающей в себя множество порядков и правил, которые должны соблюдать кадровые специалисты во время ведения трудовой деятельности. Журналы учета различных документов и изменений в трудовом распорядке являются одними из наиболее важных внутренних бланков отчетности, о которых и пойдет речь в представленной статье.

• какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
• обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
• кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, — наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов.

С чего начать переход на кадровый ЭДО?

Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:

• Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
• Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
• Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
• Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
• Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
• Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
• Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
• Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
• Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).

Что должно быть в кадрах ооо 2021 положения и приказы

С 1 января 2020 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2020 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

Разберем пошагово, как составить штатное расписание на 2021 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Обязанности работодателя при несчастном случае

Снятие с воинского учета по возрасту в 2020 году

Оператор складского учета

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Документальная подготовка КЭДО

Переход на кадровый ЭДО требует издания определенных приказов и положений по организации, а также получения согласия сотрудников (рис. 3, 4).

Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, ему необходимо:

1. Издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении кадрового ЭДО (например, положение или приказ работодателя). ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

2. Разработать Положение о кадровом ЭДО. Этот ЛНА регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза при его наличии (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

3. Уведомить работников о введении кадрового ЭДО и получить их письменное согласие. Исключение — работники, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, их уведомлять и получать согласие не требуется. Относительно таких работников кадровый ЭДО ведется по умолчанию в случае его применения работодателем.

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

1. При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
2. В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

ООО, или общество с ограниченной ответственностью – предпринимательская организация, которая создается одним или несколькими лицами и получает статус юридического лица.

Особенностью ООО является наличие уставного капитала – объема денег, имущества и других ценностей, который служит для обеспечения деятельности организации. Каждый учредитель вносит свою долю в этот капитал и отвечает перед фирмой и государством в размере этой доли.

Учредителями ООО могут быть физические или юридические лица. Их число может быть от одного до пятидесяти.

Плюсы и минусы ООО:

Шаг 11. Переход на УСН

Этот шаг не обязателен, но многие начинающие предприниматели подают заявление о смене режима налогообложения в момент регистрации. По умолчанию, все вновь зарегистрированные ООО находятся на общем режиме налогообложения (ОСН). Но, учитывая, что разным видам деятельности подходят различные формы налогообложения, логично выбрать ту, которая подходит именно вашему бизнесу. Как правило, начинающие предприниматели выбирают упрощенную систему налогообложения (УСН). Ее название говорит само за себя. По сравнению с другими режимами она максимально упрощена, ставка налога при этом составит всего 6%.

Подать уведомление о переходе на УСН можно одновременно с регистрацией в комплекте документов, либо не позднее 30 календарных дней со дня постановки на учет в налоговом органе.

Похожие записи:

• Могут ли банки звонить родственникам должника
• Как оформить наследство в другом городе не выезжая туда
• Кто несет ответственность за деятельность ООО?