Как электронная цифровая подпись ускоряет работу компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как электронная цифровая подпись ускоряет работу компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

• фиксация времени создания ЭД;
• фиксация времени формирования ЭЦП;
• фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
• долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

Установить отдельную программу

Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.

Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:

• отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
• будет встроенной или сгенерированной отдельно;
• название и вид сертификата.

Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.

Какие операции позволяет выполнять электронно-цифровая подпись

Прежде чем разбираться, для чего нужна электронная подпись, рассмотрим ее основные функции. Для каждого файла с помощью секретного ключа, размещенного на токене, генерируется уникальная ЦП. Сертификат электронно-цифровой подписи позволяет проверить ЭП на достоверность и актуальность. Успешно пройденная проверка служит гарантией того, что подпись была сформирована именно для этого файла, и с момента заверки текст не менялся и не дополнялся. Авторство можно уточнить в сведениях, указанных в сертификате.

Зашифровка документа предотвращает компрометацию данных. Владелец сертификата зашифровывает заверенный файл посредством открытого ключа, который запрашивается у адресата. Отправленный документ сможет расшифровать только держатель сертификата, с помощью которого была закодирована информация. Этот сертификат должен быть загружен на ПК адресата, в противном случае открыть файл не получится.

Меры безопасности при использовании

Собственноручность – главный фактор доверительного отношения к усиленной ЭЦП. Передача подписи другому лицу компрометирует ее и служит основанием для сомнений в достоверности всех подписанных документов. При установлении факта передачи сертификат отзывается и составляется акт о ликвидации ЭЦП.

В случае потери или кражи ЭЦП необходимо самостоятельно отозвать сертификат, написав заявление в УЦ. В противном случае злоумышленники могут воспользоваться подписью в своих целях. Восстановить подпись можно только путем получения нового сертификата.

Правила получения и использования электронных подписей регламентируются федеральным законом «Об электронной подписи». При соблюдении его положений ЭЦП становится удобным и безопасным инструментом как для решения личных вопросов, так и для повышения эффективности бизнес-процессов, что в итоге помогает сэкономить время и силы, сократить расходы, увеличить прибыль.

Инструкция по подаче документов для регистрации ИП

Пошаговый план открытия ИП. Требования к документам. Способы подачи и получения документов.

Читать статью Инструкция по подаче документов для регистрации ООО

Пошаговый план открытия ООО. Требования налоговой к документам. Способы подачи и получения документов…

Как выбрать подходящую КЭП?

Существует множество тарифов сертификатов, предназначеных для различных нужд. Чтобы выбрать подходящую КЭП, следует учесть два важных параметра:

1. Возможности подписи. Нет единой ЭЦП, которая могла бы подойти для всех сфер сразу. Чтобы работать с Госуслугами, требуется базовая КЭП. Для взаимодействия с коммерческими порталами требуется КЭП с расширениями (дополнениями) для ЭП. Кроме того, для регистрации на некоторых платформах существуют требования по получению КЭП в определенных удостоверяющих центрах. Поэтому выбирайте подпись, максимально соответствующую вашим потребностям.
2. Стоимость сертификата. Кроме возможностей подписи стоит обратить внимание и на ее функционал. Нет смысла переплачивать за ненужные опции: если вам нужна ЭЦП для передачи отчетностей в ФНС России, нет необходимости покупать сертификат с доступом к торговым площадкам — достаточно получить стандартную КЭП. На стоимость влияет также назначение подписи. Для физических лиц, которым нужно работать только с сайтом Госуслуг, ЭЦП обойдется почти в 10 раз дешевле, чем организациям, участвующим в торгах на крупных площадках.

Когда нужно подписывать документы

Деятельность бюджетных учреждений предусматривает использование ЭЦП и в области государственных закупок, и для визирования отчетности, передаваемой по телекоммуникационным каналам связи, и для ведения электронного документооборота с контрагентами и вышестоящими организациями.

Все периодические и итоговые отчеты в территориальные органы ИФНС, ПФР, ФСС и Росстат заверяются электронно руководителем, а в некоторых случаях и исполнителем.

Вся закупочная деятельность ведется только с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. Каждый контрактный управляющий или иной ответственный сотрудник обязан знает, как подписать документ ЭЦП. Для полноценного ведения государственных закупок необходимо подписывать:

• планы закупок и планы-графики;
• закупочную документацию и извещение;
• протоколы закупок;
• государственные контракты;
• исполнительные документы.

Как выглядит электронная подпись на документе

На электронном документе электронная подпись может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:

1. Набор букв и цифр, который обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
2. Графическое изображение выглядит как штамп, содержащий подпись автора и печать организации.
3. Невидимая ЭП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.

Электронная подпись не похожа на подпись, оставленную канцелярской ручкой. Все, что можно увидеть, это факт ее наличия в электронном документе.

Для этого необходимо выполнить ряд шагов:

1. Открыть файл подписанного электронного документа в формате .sig через программу-криптопровайдер.
2. Кликнуть на «Подписанные данные» (или аналогичное название, которое встречается в используемой программе).
3. При успешной проверке в окне отображаются данные о подписи и сертификате: факт использования подписи, время создания, идентификатор ресурса, алгоритм подписи и хеширования.

Для чего стоит получить сертификат ЭЦП?

1. Участие в онлайн-торгах и аукционах. Электронная цифровая подпись может потребоваться для коммерческих и государственных закупок. Только с ней можно оставлять на торговых платформах заявки и заверять контракты.
2. Работа на сайте Госуслуги. Получение ЭЦП дает возможность записаться на прием в государственное учреждение, подать заявления на оформление многих личных документов, оплатить штрафы и налоги, зарегистрировать автомобиль, и многое другое.
3. Сдача отчетностей в налоговую. Для своевременного отправления деклараций о доходах в ФНС России или об алкоголе и пиве в ЕГАИС также стоит получить ЭЦП. Она может понадобиться и для работы на сайтах Росстата и Пенсионного фонда РФ.
4. Удаленный документооборот. С помощью электронной цифровой подписи вы сможете отправлять отчеты, заявления, договоры и иные важные бумаги в своей организации и в другие компании.

При заверении документа электронной цифровой подписью срабатывает определенный алгоритм:

1. Программа-шифратор преобразовывает файл в строку символов — хеш. Разные документы переводятся в разный набор символов, а одинаковые — в одинаковый.
2. После хеширования программа зашифровывает строку с помощью закрытого ключа. Процесс аналогичен тому, как что-то кладется в коробку и запечатывается замком. Это и есть ЭЦП.
3. Документ пересылается получателю, к нему прикладывается зашифрованный хеш и сертификат, где указаны контактные данные отправителя.
4. С помощью сертификата адресат «распечатывает» хеш и может посмотреть документ. Если у него есть ЭЦП, обратное отправление документа происходит также по рассмотренному нами алгоритму.

Что такое электронная подпись и для чего она нужна?

Любая информация и документ, в который она заключена, обязательно должны содержать в себе информацию о лице, от которого данная информация исходит. Исторически сложилось, что таким идентифицирующим инструментом является подпись такого лица, поскольку она обладает рядом уникальных особенностей.

В первую очередь собственноручная подпись является уникальным криптографическим символом, которая в силу особенностей личности у каждого человека на планете своя, так же как и почерк. Данная особенность позволила использовать подпись для идентификации лица ее совершившего. Но в современном мире собственноручная подпись, несмотря на ее все еще широкое применение, является не самым удачным инструментом, поскольку даже каллиграфическая экспертиза не всегда может однозначно подтвердить или опровергнуть вопрос о лице ее совершившем. Тем более что многие мошеннические действия зачастую связаны именно с подделыванием письменной подписи. Так же такая подпись не позволяет однозначно зафиксировать момент ее совершения, что порой является очень важным вопросом. Учитывая присутствие обозначенных проблем с собственноручной подписью, прогресс развивался в области электронного документооборота, который позволяет значительно сократить издержки на обороте документов, исключает возможность подмены или подлога, а так же значительно ускоряет весь процесс. И поскольку документы в системе электронного документооборота, так же, как и в системе традиционного документооборота, требуют подписания, была разработана электронная цифровая подпись, которая, по сути, является аналогом собственноручной подписи и выполняет те же функции и задачи, но только в электронном виде для подписания соответственно электронных документов. Это и является ответом на вопрос, для чего нужна ЭП.

На этом моменте будет полезно посмотреть на историю развития института электронной подписи. Начало развития ЭП было заложено еще в 1976 году, когда криптографы из Соединенных Штатов опубликовали свою теорию, насчет возможности использования зашифрованной последовательности символов в качестве идентифицирующего признака. Данная теория была хорошо принята обществом, поскольку открывала новые горизонты в еще зарождающемся цифровом мире. Поэтому спустя год миру был представлен первый алгоритм RSA для создания ЭП. Именно в тот момент, были заложены основные принципы и инструменты для дальнейшего развития отрасли и систем электронного документооборота.

В начале 2000-х годов в США были приняты первые нормативно-правовые акты, которые придавали электронным подписям юридическую силу. В истории России случаи первого применения ЭП были зафиксированы в 1994 году. Впоследствии ЭП и системы электронного документооборота были положены в основу развития системы государственного и муниципального управления, что влекло за собой постепенный переход на внутренний электронный документооборот, а также на предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде. Но повсеместному распространению электронных подписей в России мешало несколько факторов.

К одним из них можно отнести отсутствие универсальности ЭП, поскольку для разных типов задач требовалось получать отдельную ЭП. Так же отсутствовало взаимодействие между разными удостоверяющими центрами, что не позволяло пользоваться ЭП повсеместно. Эти проблемы сподвигли на запуск процесс унификации и стандартизации в сфере ЭП. Но использование ЭП не имело бы смысла, если бы на законодательном уровне не признавалась ее юридическая сила.

63 ФЗ об электронной подписи устанавливает такие правила и закрепляет, что ЭП, при определенных условиях в зависимости от ее типа, является полным аналогом не только собственноручной подписи, но и в некоторых случаях является полноценной заменой печати. Но если установленные ФЗ об электронной подписи условия не соблюдаются, то в таком случае, ЭП не может признаваться аналогом обычной подписи.

В России нормативно-правовое регулирование вопросов использования ЭП до 1 июля 2013 года осуществлялось Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», на смену которому был принят Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Даже из названия данных законов очевидно, что на замену термину «Электронная цифровая подпись» пришло определение «Электронная подпись», поэтому такой термин является в настоящее время более юридически верным.

В современном мире, физические и юридические лица, не использующие ЭП, лишаются многих преимуществ, а в бизнес среде еще и теряют свое конкурентное преимущество. Рассмотрим основные выгоды, которые можно получить, если начать использование электронной подписи.

Во-первых, электронная подпись это гарантированная его защита от любых мошеннических действий, поскольку ЭП исключает возможность ее подделки.

Во-вторых, при использовании ЭП происходит оптимизация и упрощение документооборота. Исключается возможность потери данных или получения неправомерного доступа к ним. Конечно, использование ЭП приведет к экономии средств и снизит издержки за счет отказа от бумажного документооборота, что особенно актуально для крупных и сложных с точки организации компаний. Отказ от бумажного документооборота оправдан со многих позиций. И в первую очередь это финансовый вопрос, поскольку бумажный документооборот требует множества расходов со стороны компании. Чего стоит одна утилизация конфиденциальной инфо��мации на бумажных носителях, в то время как в системе электронного документооборота это дело нескольких секунд и не требует абсолютно никаких расходов.

Так же, использование электронных подписей является стандартом в международной практике. В конце концов, общение с контролирующими органами власти становится более гибким и мобильным, поскольку использование ЭП позволяет сдавать любую отчетность в ФНС или пенсионный фонд в электронном виде. В настоящее время даже обращение в судебные органы возможно с использованием ЭП.

Как предоставлять документ с ЭЦП?

Наличие электронной подписи для физического лица позволяет подавать и пересылать документы через интернет. После получения сертификата электронной подписи его необходимо установить на компьютер, Также нужно скачать и установить специальную программу. Для передачи документа необходимо его отсканировать, запустить программу, добавить в окно подписания нужный документ и после этого нажать «Подписать». После этого документ с ЭЦП можно направлять, например, на портал госуслуг. Подписывая заявления и отправляя документы, на портале вы можете дистанционно подать заявление на загранпаспорт или водительское удостоверение, обратиться в суд, зарегистрировать брак или оформить развод, подписать трудовой договор, оформить перечисление пенсии на банковскую карту или счет и т. д.

Как выглядит электронная подпись на документе

На электронной форме могут отображаться многие данные. Однако для надежной защиты необходимо заранее узнать, как выглядит электронно-цифровая подпись на документе:

• Строка с цифрами, которые на первый взгляд не поддаются логике. Чаще всего это и есть ответ на вопрос, как выглядит цифровая подпись. Дополнительные сведения можно найти при детальном изучении сертификата.
• Немаловажное значение имеют сведения о том, как выглядит сертификат электронной подписи. Ведь на основании этой бумаги и происходит подтверждение подлинности. ЭЦП может также иметь вид графической картинки. Если его перенести в электронную версию, то получится штамп или печать предприятия. Его могут ставить только доверенные лица, которые выбираются в организации. Мы уже знаем, как выглядит документ, подписанный ЭЦП. Однако есть и дополнительная возможность у подписывающего лица – оставить стикер или пометку. Они всегда будут выводиться на экран в первую очередь. Для получения полного доступа к дополнительным функциям придется купить программное обеспечение. Оно было специально разработано для выполнения данных задач отечественными программистами.
• Для создания полной картины следует также ответить на вопрос: как выглядит квалифицированная электронная подпись? Она не видима на документе, но при этом дает ему необходимый уровень защиты. К примеру, если человек не знает о ее наличии на бумаге, то и не будет стараться сделать все для ее подделывания. Этот вариант идеально подходит для защиты всех данных, которые созданы с помощью приложения MS Office. Они будут передаваться по сети с пометкой мета, которая генерируется посредством специального приложения. Как выглядит простая электронная подпись в таком случае мы уже сказали. Документ можно узнать по специальному значку. Он всегда находится в нижней части монитора. Дальнейшее редактирование таких документов невозможно.

Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная ЭП генерируется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством коммуникаций и связи; для её кодировки используется алгоритм, соответствующий государственным стандартам. Этой подписи доверяют все государственные органы, включая арбитражные суды. Документ, заверенный УКЭП, имеет безусловную юридическую силу, подпись может быть использована во всех операциях электронного документооборота.

Представленная ниже сравнительная таблица пояснит, чем отличаются оба вида усиленной ЭП.

Похожие записи:

• Почему нельзя тянуть с оформлением наследства: все о выморочном имуществе
• Показания электросчетчика и способы их передачи в энергосбыт
• Выплаты за рождение второго ребенка в 2023 году в Волгограде