Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы эффективного

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы эффективного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

Как снизить риск появления дебиторской задолженности?

Наличие значительной суммы дебиторской задолженности, в большинстве случаев, является не очень хорошим признаком. Ведь это означает, что ваши контрагенты не платят вам за предоставленный товар или услугу.

Чтобы максимально обезопасить себя от образования подобной ситуации, при заключении договора с контрагентом, следует как можно подробнее описывать способы и время оплаты предоставляемого продукта. Если описание этих действий будет содержать общий характер, то у должника появится достаточное количество лазеек, чтобы не оплачивать предоставленные услуги или товары длительное время.

Но, к сожалению, предусмотреть все возможные нюансы не получится. Определенный риск невыплаты денежных средств, хоть и минимальный, остается всегда. Каждая сторона заботится только о своих интересах.

Важное правило при заключении любых сделок звучит так «Всегда нужно документировать устные договоренности. То, что было оговорено вслух, но не прописано в договоре, считайте, что не было».

Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.

Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация? Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.

Первый шаг: досудебные процедуры

Организация должна определить, что считать дебиторской задолженностью, какая просрочка от клиентов допускается, какая не допускается. Это будет считаться своего рода красными линиями, которые обозначают начало претензионной работы с контрагентом.

Сроки, по которым платежи можно считать просроченными, определяются для каждой конкретной организации исходя из специфики производства, регулярности отношений между контрагентами. Речь идет о том, что некоторые организации могут как разового отгружать товар, оказывать услугу, так и проводить такие операции регулярно. В каждом случае сроки определяются индивидуально.

Тем не менее, если просрочка составляет две недели, то уже можно начинать переговорный процесс, который по ка еще не является претензионной работой. Если в рамках переговоров не удалось достигнуть какой-то договоренности, определить сроки погашения задолженности, то необходимо переходить к претензионной работе – т.е. написать клиенту претензию, в рамках которой выразить — какие именно обязательства контрагентом не исполнены.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Претензия в договорных отношениях — это сообщение контрагенту о том, что он не исполнил или ненадлежащим образом исполнил свои обязательства. Обычно содержит требование об устранении нарушения или о расторжении договора.

В большинстве случаев под претензией понимают документ, который будущий истец направляет, чтобы соблюсти обязательный досудебный (претензионный) порядок. Однако на практике пострадавшая сторона может последовательно предъявить несколько претензий по одному нарушению, прежде чем решиться на судебное разбирательство.

Неформальная претензия обычно предъявляется устно или в переписке рядовых сотрудников двух организаций. Это может быть сообщение о том, что обнаружено нарушение, напоминание о пропущенном сроке исполнения обязанности и т.п. Целью такой претензии может быть предварительная проверка факта нарушения. В ней нет жестких требований или сообщения о намерении обратиться в суд. Пример такой претензии — звонок в бухгалтерию арендатора с сообщением о том, что арендная плата не поступила на счет арендодателя в установленный договором срок, и просьбой разъяснить ситуацию.

Письменную претензию обычно предъявляют, когда пострадавший убедился в обоснованности своих требований, а неформальное обращение к нарушителю не привело к желаемому результату. Такую претензию направляют по правилам для юридически значимых сообщений. Делается это для того, чтобы, если требование не будет исполнено, данный документ можно было использовать как доказательство соблюдения досудебного порядка урегулирования спора, когда он обязателен.

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Что указать в претензии?

Суть и отличия дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – совокупность долгов, которые должны вернуть интернет-магазину его контрагенты: клиенты и партнеры. Зачастую это средства за реализованные продукты/услуги, еще не поступившие от покупателей. Они являются одной из составляющих оборотного капитала компании.

Задолженность возникает:

• по контрактам с отсрочкой платежей (когда товар продается в кредит физическим лицам, отправляется заказчику без предоплаты или реализуется оптовая партия какой-либо организации со сроком выплат в 1-3 и более месяцев);
• при выявлении недостач;
• при нанесении ущерба в результате мошенничества, необоснованных затрат;
• при задержках возврата подотчетных денежных средств на кассу персоналом.

Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

• данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
• время просрочки платежа по каждому из счетов;
• размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
• кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Личный опыт
Антон Ходарев, финансовый директор компании “Русский уголь” (Москва)
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.

Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель” на 12.02.05

Автоматизация управления дебиторской задолженностью

По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.

Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.

Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
– количество учетных операций в день;
– количество работников, задействованных в системе;
– требования к объемам архива данных;
– необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.

Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
– автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
– автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
– на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
– оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.

Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.

Кому и когда можно давать в долг?

Прежде чем согласиться на дебиторскую задолженность, необходимо проанализировать, почему человек берет кредит — у него нет денег, он привык так работать или же хочет закрыть дебиторкой уже имеющиеся дыры. Лучше всего задать прямой вопрос. Если дебиторка берется, чтобы заткнуть дыры, это явный признак того, что человек не умеет управлять финансами, его долги будут расти и в итоге он пойдет ко дну.

Когда дебиторка оправдана? Например, в случае, когда клиент хочет выйти на новый рынок сбыта, а сделать это без отсрочки платежа у него не выйдет. Многие торговые сети берут товар под реализацию со средней отсрочкой платежа в 60 дней. Войти в сеть, не дав отсрочку, к которой они привыкли, невозможно. Таким образом, клиенту приходиться загонять себя в дебиторскую задолженность для расширения бизнеса.

Цели и задачи управления дебиторской задолженностью

Основными целями управления дебиторской задолженностью являются:

• ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
• выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
• определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
• ускорение востребования долга;
• уменьшение бюджетных долгов;
• оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

Способность такого актива, как дебиторская задолженность быть конвертированным в денежные средства — становится ключевой задачейлюбого сбытового подразделения каждой компании. Задачаи, в свою очередь, подразделяется на несколько подзадач:

• определениеи поддержание оптимальный объема дебиторки,
• оборачиваемость задолженности;
• отслеживание качества дебиторской задолженности.

Естественно, что эти подзадачи ложаться на плечи сбытовиков и требуют квалифицированного управления дебиторской задолженностью. Мой опыт управления сбытовыми подразделениями показывает, что усилия по возврату дебиторской задолженности уверенно стоят выше по праблематике среди остальных задач сбытового подразделения и являются одним из наиболее действенных мер оптимизации расходов предприятия, повышения эффективности сбыта. Возврат задолженности в запланированные учетной политикой сроки — реальная возможность восполнения так необходимых оборотных средств для любой фирмы.

Управление дебиторской задолженностью состоит из тех же не специфических любым другим видом управленческих функций:

• планирование,
• организация,
• мотивация;
• контроль и анализ.

Общая последовательность действий

Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении) работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации. Как правило, их 4:

• до того как ДЗ образовалась;
• во время ее образования;
• до стадии, когда задолженность стала проблемной;
• после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.

Для всех этапов этой работы необходимо:

• разработать алгоритм действий;
• регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
• определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.

Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.

После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному регламенту:

• установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на первом этапе;
• измерение и контроль показателей;
• корректировка хода процесса;
• изменение процесса работы.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:

Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременной ее инкассации.

Особую актуальность проблема дебиторской задолженности приобретает в условиях инфляции, когда происходит обесценивание денег. Чтобы подсчитать убытки предприятия от несвоевременной оплаты счетов дебиторами, необходимо от просроченной дебиторской задолженности вычесть ее сумму, скорректированную на индекс инфляции за этот срок.

Претензионный порядок взыскания задолженности

Как и любой другой арбитражный спор (а данная ситуация относится к таковым), взыскание долгов и дебиторской задолженности следует начинать с подготовки официальной претензии и направления ее контрагенту (это является требованием законодательства для арбитражных споров).

Порядок действий следующий:

1. Подготовка обоснования и документации – соберите все документы, которые имеет отношение к данному спору: договор, акты приемки, транспортные накладные, выписки, акты выполненных работ и т.д., проанализируйте текст договора и убедитесь, что ваши требования полностью законны и аргументированы.
2. Составьте текст претензии – укажите все обстоятельства возникновения спора (когда был заключен договор, какие обязательства каждой из сторон включал, какие из них выполнены, а какие остались невыполненными), укажите свои требования (выплатить имеющуюся дебиторскую задолженность) и обоснования, со ссылками на пункты договора и имеющиеся в вашем распоряжении документы. В конце обязательно укажите, что оставляете за собой право обратиться в суд, если ваши требования будут проигнорированы.
3. Направьте претензию вместе с сопутствующими должнику по почте (рекомендованным письмом с описью вложения и подтверждением вручения) или лично в офис.
4. В зависимости от реакции на претензию, возможны различные пути развития событий:

• если контрагент признает долг и согласится его выплатить, спор на этом завершается;
• если должник согласится с претензиями, но захочет обсудить условия погашения задолженности, проводятся переговоры, на которых ищется компромиссное решение и оформляется соответствующий протокол;
• если претензия проигнорирована, или компания откажется выплатить задолженность, можно переходить к судебномувзысканию средств.

Причины возникновения дебиторки

Дебиторская задолженность – это сумма долгов, которую должны выплатить в счет фирмы покупатели или партнеры (дебиторы). Дебиторка возникает, например, если организация оказала услуги в рассрочку, но клиент не заплатил в предусмотренные договором сроки.

В зависимости от времени погашения долгов задолженность бывает:

• нормальная, когда вся сумма долга гасится в предполагаемые сроки;
• просроченная, когда долги в определенные сроки не закрываются, и эта задолженность может превратиться в дебиторскую.

По степени вероятности погашения долгов выделяют:

• ожидаемую задолженность, время погашения которой не превышает пределы согласованного срока;
• сомнительную, которая не гарантирует возврат долга по причинам отсутствия соответствующих документов;
• безнадежную, когда время исковой давности просрочено (оно составляет 3 года), или же долги эти принадлежат организации, находящейся на стадии банкротства.

Причины возникновения

Сомнительная дебиторская и кредиторская задолженность не считаются отклонениями, а являются вариантами нормы для предприятий. Однако крайне важно поддерживать ее на определенном уровне, не допуская серьезных отклонений в большую или меньшую сторону. Цель руководителей компании – разобраться, почему накапливаются долги, а также разработать эффективные меры по их устранению, обеспечить контроль за выполнением указанных мероприятий.

Основные факторы, которые приводят к появлению ДЗ:

• контрагент не рассчитывается специально, чтобы направить средства для решения приоритетных задач;
• у покупателя нет денег для осуществления расчетов;
• партнер, с которым сотрудничает компания, недобросовестный;
• сотрудники ничего не предприняли для своевременного погашения финансовых обязательств;
• обязанное лицо намеренно игнорирует свою обязанность рассчитаться и за счет этого кредитует собственный бизнес.

Многие организации осознанно допускают просрочки, что особенно актуально в период финансового кризиса. Именно ограниченность в денежных средствах заставляет задерживать платежи.

Профилактика возникновения

Лучшее решение для руководства компании – не рассуждать о том, что делать с дебиторской задолженностью, а принять эффективные меры по недопущению ее появления. При этом указанные мероприятия должны выполняться на постоянной основе, беспрерывно. Главная цель – максимально сократить финансовые риски, а лучше предотвратить их полностью.

Чтобы ДЗ находилась на оптимальном уровне, рекомендуется:

• внимательно изучать информацию, касающуюся репутации контрагента;
• внедрение кредитного рейтинга сторон;
• документальное оформление всех соглашений;
• сбор контактов клиентской базы для упрощения взаимодействия;
• постоянный мониторинг движения денежных средств, поступления платежных поручений, контроль за исполнением обязательств;
• рассылка предварительных напоминаний о необходимости внесения платежей в установленный срок.

Предприятие-кредитор, как правило, пытается в течение некоторого периода времени взыскать просроченную задолженность и делает это более или менее успешно. Итоговая сумма задолженности при этом может несколько снизиться (если взыскиваемые суммы превышают нарастающие штрафные санкции), но может случиться и так, что при отсутствии платежей со стороны клиента сумма просроченной задолженности будет расти.

Просроченная задолженность имеет свойство быстро «стареть». Это означает, что вероятность взыскания просроченного долга резко уменьшается со временем. Анализ причин данного явления выходит за рамки настоящего рассмотрения, поэтому давайте просто примем как факт, что взыскать долг, срок платежа по которому наступил два года назад, гораздо труднее, чем предназначенный к оплате год назад. И, конечно, практически невозможно получить что-либо по долгу, который не оплачен уже в течение пяти лет.

Следствием этого факта является то, что начиная с некоторого периода времени на взыскание, например, некоторой суммы из просроченной задолженности требуется потратить (в виде зарплаты сотрудникам, прямых и накладных расходов на эту деятельность и т. д.) сумму, значительно превышающую ту, которая может быть взыскана. Получается, что с некоторого момента времени взыскание долга становится нецелесообразным. Точнее говоря, взыскивать долг, разумеется, нужно, но делать это силами самого кредитора экономически неоправданно.

Скорее всего, предприятие не будет заниматься взысканием подобного долга. Поэтому данную задолженность называют безнадежной , или, более корректно, «безнадежной к взысканию силами предприятия-кредитора».

Безнадежная задолженность существует практически всегда. Ее объемы характеризуют «качество работы» по сбору платежей самой компанией-продавцом. В развитых странах, где платежная дисциплина чрезвычайно высока, норма такой задолженности колеблется около уровня 0,2 % от общего объема задолженности. В «хороших» российских компаниях она составляет 2–3 %. У некоторых российских банков, активно проводящих в жизнь программы потребительского микрокредитования, она в настоящее время превысила критическое значение в 7 % (см. рис. 3).

Похожие записи:

• Куда поехать отдыхать без загранпаспорта
• Какие выплаты положены при рождении 3 ребенка 2023 году Краснодарского края
• Есть ли ограничения по сроку действия выписки из реестра акционеров