Размер суточных при командировках и их расчет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных при командировках и их расчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Командировка на один день: как оформлять

Однодневные деловые поездки оформляются также, как и обычные командировки – в соответствии с законами страны и локальными актами компании.

Это значит, что нужно произвести ряд шагов:

• издать приказ о командировке;
• выдать работнику деньги на поездку (наличными или переводом на карту);
• после завершения поездки сотрудник должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

Вот и все, как видно, оформить однодневную командировку не сложнее обычной. Это не должно вызвать проблемы у специалиста по кадровому администрированию.

Суточные при командировках по России

Наниматель, отправляя работника в служебную поездку по территории РФ, назначает размер суточных и компенсационных выплат согласно установкам локальных актов организации. Во многом сумму данной выплаты определяет цель поездки, ее длительность.

По части ограничений следует выделить лимит по суточным, который устанавливает НК РФ для исчисления налогов и взносов. Он составляет 700 руб. за день. Если суточные за день не превышают этот лимит, то налоги и взносы с них не высчитывают. Сумма суточных, которая превышает 700 руб. за день, подлежит обложению НДФЛ и общеобязательными взносами.

Названые ограничения учитываются и при однодневных командировках. Тем не менее за однодневные служебные поездки на территории РФ суточные не выплачивают. Вместо этого командированному покрывают понесенные расходы за время поездки. Например, оплату проезда на основании представленных проездных документов.

Необходимые документы

На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.

В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:

• дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
• порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
• Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
• длительность командировки;
• реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
• алгоритм оплаты;
• подробное описание поставленной задачи.

О командировочном удостоверении

Выше мы обратили внимание на важность подтверждения факта состоявшейся однодневной командировки соответствующими документами, назвав среди прочих командировочное удостоверение. На этот счет имеется Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, в котором сообщается, что в настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован. Согласно п. 7 Положения N 749 командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке. Соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке. На основании изложенного с целью правильного документального подтверждения командировочных расходов, в том числе при исчислении налога на прибыль, при направлении работника в командировку продолжительностью не более одного дня допускается не оформлять командировочное удостоверение. Вместе с тем, отмечают чиновники, функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налоговой деятельности осуществляет Минфин.

Иными словами, специалисты Минтруда считают необязательным составление командировочного удостоверения, в том числе для целей обоснованности учета расходов при определении базы по налогу на прибыль. Однако признают, что разъяснять вопросы налогообложения вправе только Минфин.

В связи с тем что писем финансового ведомства по этой проблеме нет, а суды, анализируя правомерность доначислений, ссылаются на командировочные удостоверения как документ, подтверждающий факт поездки, считаем оформление данного документа целесообразным.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Рассмотрим для примера стандартную ситуацию

Приказом компании «Новые технологии» определена сумма компенсаций затрат для своих сотрудников, выполняющих работу в однодневных командировках, в сумме 600 руб. Сотрудник компании выехал из города Северска на автобусе в населенный пункт Западный в 6-00 в понедельник и прибыл в пункт назначения в 9-45. Пробыл в Западном около 5 часов и вернулся на поезде в Северск в 20-00 в понедельник. По прибытии сотрудник компании через сутки представил финансовый отчет с приложением проездных документов. Бухгалтерия провела начисления и выплатила финансовые средства сотруднику:

• сумму заработной платы за один рабочий день, из расчета средней величины заработной платы;
• сумму компенсаций — 600 руб.;
• оплату транспортных затрат на междугородный автобус и поезд.

Это классический вариант. В других случаях могут быть другие варианты. Руководитель может на свое усмотрение что-то оплачивать дополнительно, за счет прибыли компании.

Однодневная командировка в 2020 году: что это, нужны ли суточные, как оформлять

По законам РФ для командировок не устанавливается ни максимальных, ни минимальных сроков. То есть длительность деловой поездки всегда определяется самой компанией с учетом стоящих перед ней задач.

В частности, это значит, что работодатель может отправить сотрудника и в однодневную командировку – это не нарушает действующие нормы ТК РФ.

Сегодня мы поговорим о том, как устроены однодневные командировки, нужно ли выплачивать суточные, и как оформлять такие поездки.

Предполагается, что командировка продлится не более дня в том случае, если пройдет она в местности, откуда сотрудник сможет легко добраться к месту своего проживания.

При направление работника в однодневную командировку руководство компании должно проанализировать несколько факторов.

Помимо транспортной доступности, это еще и реальность выполнения задания за короткие сроки.

Также важно наличие возможности вернуться домой достаточно рано, чтобы сотрудник смог полноценно отдохнуть – если предполагается, что уже на следующий день он должен снова быть на работе.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Можно ли провести один день командировки

Ст. 166 ТК РФ содержит понятие спецкомандировки, но продолжительность ее не ограничивает. Однодневная поездка предполагает возвращение работника на место постоянного местожительства в тот же день из местности, куда осуществлялась отправка по распоряжению работодателя. Если говорить, нужно ли оформлять командировку на 1 день, то действующее законодательство рекомендует проводить поездки по заданию руководства любой длительности. Это позволит компании правильно начислить и выплатить работнику заработную плату. Приказ о направлении сотрудника в командирование станет обоснованием его отсутствия на постоянном рабочем месте.

Законодательством установлено, что суточные при однодневной командировке по России не выплачивают (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но работодателя не накажут контролирующие органы, если он решит мотивировать сотрудников в служебных поездках денежными выплатами, установив порядок возмещения денежных средств ЛНА.

Особенностью однодневного командирования является то, что работник отправляется туда, откуда имеет возможность возвратиться в тот же день. Перед тем как отправить сотрудника в однодневную спецпоездку, работодатель учитывает:

• время пути до места назначения от места жительства работника;
• есть ли необходимость выплаты суточных при командировке одним днем;
• транспортные условия.

Похожие записи:

• Правила постройки дома на участке СНТ по новому закону, последствия их нарушений
• Где военнослужащему отметить отпускное удостоверение в Анапе
• О прекращении публичного сервитута на земельный участок