Как платить командировочные расходы в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить командировочные расходы в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные в иностранной валюте

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Пример расчета.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

1000 × 3 = 3000 рублей.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Учет командировочных расходов: проводки

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
• Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

• Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
• Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
• Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
• Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:

• Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
• Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
• Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

• Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
• Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
• Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.

Оплата командировочных

Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:

• Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
• Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
• Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
• Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

Заполнение авансового отчета

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

Составление отчета

• Первый пункт авансового отчета – название организации
• Дата и номер отчета
• Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
• Означается причина составления отчета (служебная командировка)
• В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
• На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
• Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
• Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Особенности расчета и оплаты командировки

Многие люди регулярно ездят с различными заданиями в другие города по работе, а у тех, кто впервые сталкивается с таким, возникает вопрос, как оплачивается командировка по ТК РФ? Под командировкой понимается официальная поездка работника какой-то компании в другой город или страну для выполнения задач. При этом есть такие виды трудовой деятельности, которые связаны с постоянными разъездами, а поэтому командировками не считаются. Сегодня мы поговорим о том, как оплачиваются затраты во время командировки, за какой период полагаются компенсации и как выглядит процедура в целом.

К такому виду деятельности может привлекаться только тот сотрудник, который официально устроен в компании, что подтверждается трудовым соглашением.

Если же человек сотрудничает с фирмой на основании другого типа договоров, то поездка в другой город не будет считаться командировкой.

В случае, когда средства выплачиваются такому работнику, то они будут рассматриваться в качестве надбавки к зарплате. Командировочные выплаты включают в себя:

• суточные расходы;
• затраты на проживание;
• затраты на дорогу;
• затраты на питание в командировке;
• другие расходы (багаж и его транспортировка, мобильная связь, получение визы и прочее).

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Обратите внимание! Согласно п. 46.5 Порядка № 85н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244*(5).

Суточные в иностранной валюте

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Как оплачиваются командировочные в 2021 году

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).

Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.

Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.

Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.

В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.

Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.

В 2015 году правительство отменило такие командировочные документы:

• служебные задания (предписание целей поездки);
• командировочное удостоверение;
• отчеты после возвращения из поездки.

В 2021 все данные о командировке будут фиксироваться в служебной записке, к которой будут прилагаться сопровождающие бумаги. Авансовый отчет содержит информацию о суммах трат откомандированного специалиста (он заполняется в течение трех дней с момента возвращения из поездки).

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

1. Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

   Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

   Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

2. Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

   Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

   В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

3. Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Командировки в 2021 году: оформляем и оплачиваем

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

• Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

• Дата признания расходов.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

• НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

• НДФЛ и страховые взносы

Похожие записи:

• Как попасть в детский сад при переезде в другой город без прописки
• Нужны ли права на мопед 49 кубов в 2023 году
• Как поставить машину на учет через МФЦ в Екатеринбурге