Счет на оплату в бухгалтерском учете представляет собой

Автоюрист 28 декабря, 2022

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет на оплату в бухгалтерском учете представляет собой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Правила заполнения счёта на оплату

2. Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?

3. Как составить счет на оплату

4. Расчеты с физическими лицами

5. В каких ситуациях выставляется счет

6. Возможные ошибки при составлении документа

7. Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?

8. Ведение первичной документации в бухгалтерии

9. Сколько действителен счет на оплату по законодательству

10. Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты

Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.

Правила заполнения счёта на оплату

Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:

дата и номер счёта;
данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
печать (при наличии);
можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.

Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?

Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

Кто и кому выставляет счет.
За что требуется оплата.
Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

номер по порядку и дату формирования счета;
наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
наличие (отсутствие) НДС;
при необходимости — последний срок оплаты;
ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
для бумажного документа (при наличии) — печать.

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

Дата составления,
Порядковый номер,
Платежные реквизиты получателя денежных средств,
Данные плательщика и покупателя,
Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
Должности и подписи уполномоченных лиц.
Наименование товаров, работ услуг,
Количество, единица измерения, цена и сумма.
Итоговая сумма к оплате.
Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Счет на оплату вряд ли можно считать в общем случае первичным учетным документом, так как он не оформляет хозяйственную операцию (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»): отгрузка товара оформляется накладной, перечисление денежных средств — платежным поручением. Счет же выполняет вспомогательные функции: поставщик сообщает покупателю сумму, подлежащую уплате, дополнительно напоминает о сроках ее перечисления.

Унифицированной формы для счета на оплату не предусмотрено, организации решают этот вопрос самостоятельно. Среди традиционных реквизитов счета можно назвать:

реквизиты поставщика — получателя платежа, а именно наименование, ИНН, КПП, банковские реквизиты (предполагается, что именно на основании счета покупатель будет составлять платежное поручение по форме, утвержденной в Приложении 1 к Положению ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации»);
реквизиты покупателя (как правило, только наименование);
основание платежа (наименование, количество товаров, реквизиты договора поставки);
сумма, подлежащая уплате (если оплачивается товар, реализация которого облагается НДС, в счете выделяется «входной» налог);
срок внесения платы по счету (например, «оплатить счет в течение 20 календарных дней»);
срок действия счета (как правило, в счетах на предоплату);
дата и номер счета (для идентификации документа);
подпись уполномоченного лица и печать организации-поставщика.

Законодательство не запрещает заключать сделки в условных единицах (п. 2 ст. 317 ГК РФ). Это означает, что счет также может быть составлен в у. е. и содержать указание на применяемый сторонами курс условных денежных единиц (официальный курс валюты на дату платежа или зафиксированный в договоре курс).

У организации-покупателя счет на оплату обычно выполняет контрольную функцию. Например, согласно правилам внутреннего документооборота платеж с расчетного счета может быть сделан только на основании счета от поставщика, завизированного финансовым руководителем. Однако зачастую стороны обходятся без выставления счетов, ведь суммы задолженности и сроки расчетов согласуются в договоре. Чаще всего счет на оплату рассматривается как односторонний финансовый документ, который сам по себе не порождает прав и обязанностей сторон.

Расчеты с физическими лицами

Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге. В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора. Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями. В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры – в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?

Внимательность при заполнении бланка очень важна.

Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.

Ошибки при выставлении счета:

Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.

При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.
Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.
Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.

Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.
Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.

Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.
Шапка бланка оформлена неверно.

Внимательно указывайте информацию и контактные данные.

Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.

Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.

Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Сколько действителен счет на оплату по законодательству

Чтобы ответить на этот вопрос, следует установить, имел ли покупатель (заказчик) возможность оплатить товары (работы, услуги) без получения счетов от поставщика (подрядчика, исполнителя). Иначе говоря, является ли отсутствие счета после подписания сторонами накладных на передачу товаров, актов выполненных работ, оказанных услуг препятствием для оплаты по договору.

Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты

—————————— Постановление АС МО от 10.09.2014 N Ф05-8237/14 ст. 190 ГК РФ; Постановление 20 ААС от 01.10.2012 N А62-2870/2012 п. 1 ст. 486 ГК РФ п. 1 ст. 711 ГК РФ п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ Постановление ФАС ДВО от 13.05.2013 N Ф03-1578/2013 Постановления ФАС МО от 05.09.2012 N А40-13105/12-137-119; ФАС ПО от 22.04.2014 N А06-3458/2013; 13 ААС от 18.01.2012 N А56-42250/2011; ФАС СКО от 01.03.2013 N А53-22404/2012 п. 1 ст. 486 ГК РФ; п. 16 Постановления Пленума ВАС от 22.10.97 N 18; ч. 5 ст. 5 Закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ п. 2 ст. 314 ГК РФ; Постановления ФАС СЗО от 16.05.2013 N А26-6244/2012; 13 ААС от 08.11.2010 N А56-12577/2010

— по договору поставки (купли-продажи) — по истечении 3 рабочих дней (срок, отведенный банкам для перевода безналичного платежа) со дня передачи товара . К примеру, если товар передан 10-го числа, то последним днем оплаты будет 13-е число (при условии, что дни с 11-го по 13-е — рабочие), а неустойка начнет начисляться с 14-го числа;

Пассивными являются счета, на которых ведется учет источников формирования имущества организации.

Посредством этих счетов записываются операции, в ходе которых происходит изменение источников средств (источники формирования имущества, их состав, наличие и движение, а также обязательства). Примерами пассивных счетов могут быть счета 80 «Уставный капитал», 86 «Целевое финансирование».

Пассивные счета обладают противоположным, в сравнении с активными счетами, значением: при дебетовании происходит уменьшение остатка, при кредитовании остаток растет. По этой причине пассивные счета всегда с кредитовым сальдо.

На пассивном счете находят отражение:

по дебету отражаются хозяйственные операции, которые вызывают уменьшение остатков;
по кредиту формируются остатки на начало и конец операций с фиксацией хозяйственных операций, которые вызывают увеличение остатков.