Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Документы по требованию

Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:

1. Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
2. Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
3. Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
4. Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.

Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.

Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).

Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – ​не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Требования к справке о зарплате

Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.

Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.

Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).

Основания увольнения по инициативе работодателя

Согласно статьи 81 ТК РФ, увольнение по инициативе работодателя возможно в следующих случаях:

• Ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП (п.1 ч.1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае законодательство не делает исключения ни для одной из категорий работников. Основанием для увольнения является Решение о ликвидации юр. лица (Распоряжение ИП). Каждому работнику выдается персональное уведомление под подпись не менее чем за 2 месяца до прекращения трудовых отношений.
• Сокращение численности или штата работников организации, ИП (п.2 ч.1 ст. 81 ТК РФ). Такое увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом, работодатель должен доказать, что работник отказался от перевода, или другая вакантная должность для перевода отсутствовала. Предупреждается работник уведомлением под роспись за 2 месяца до увольнения.
• Несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п.3 ч.1 ст. 81 ТК РФ). Работодатель не вправе расторгнуть трудовой договор с работником по названному основанию, если в отношении этого работника не проводилась аттестация, либо аттестационная комиссия пришла к выводу о соответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе. При этом, выводы аттестационной комиссии о деловых качествах работника подлежат оценке в совокупности с другими доказательствами по делу (например, отсутствие диплома о высшем образовании Главного бухгалтера).
• Смена собственника имущества организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае увольнение может грозить только руководителю, его заместителям и главному бухгалтеру. Важно знать, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников), является само товарищество (общество), а учредитель имеют лишь обязательственные права в отношении таких юридических лиц. Поэтому уволить руководителя при продаже, например, доли одним учредителем другому, нельзя.
• Неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Допускается при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.

  Если работник до совершения проступка подал заявление по собственному желанию, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание, вплоть до изменения основания увольнения.

• Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Это: прогул (отсутствие работника на рабочем месте более четырех часов подряд); появление работника в алкогольном или наркотическом опьянении; хищение чужого имущества; нарушение требований охраны труда, повлекшее тяжкие последствия; предоставление подложных документов при устройстве на работу и другое. Факт нарушения необходимо зафиксировать актом.
• Совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Увольнение возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности.
• Совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). По этому основанию допускается увольнение только тех работников, которые занимаются воспитательной деятельностью (например, учителей), независимо от того, где совершен аморальный проступок: по месту работы или в быту.
• Принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Допустимо лишь в отношении руководителей организации (филиала, представительства), его заместителей и главного бухгалтера.
• Однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Допустимо так же лишь в отношении руководителей организации (филиала, представительства), его заместителей и главного бухгалтера.
• Представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации (п. 13 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• В других случаях, установленных настоящим Кодексом и иными федеральными законами (п. 14 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Алгоритм подписания и передачи документов сотруднику

После подготовки всех документов необходимо предоставить их на подпись работнику в день увольнения. Документы о заработной плате (например, платежные ведомости) следует подписывать в момент выдачи заработной платы. Далее подписываются личная карточка, приказ, и иные документы. В самом конце подписывается трудовая книжка и проставляется запись о передаче трудовой книжки работнику. Опять же, работник имеет право не подписывать приказ об увольнении и другие документы, если не согласен с пунктами этих документов.

Некоторые работники кадровой службы составляют акты приема-передачи документов при увольнении работника, где указываются документы и их количество. Но в большинстве случаев, работодатели не оформляют такие документы, т.к. это не является обязательным.

При увольнении работника очень важно соблюдать основные правила оформления документов и их передачи. Это обусловлено не только с целью обезопасить себя в отношении возможных претензий и жалоб работника, но и для того, чтобы успешно пройти вероятную проверку в будущем, а также сделать возможном предоставление необходимых документов сотруднику при его обращении. Также важно знать, что кадровые документы хранятся от 5 (журналы учета рабочего времени) до 75 лет (личные карточки, приказы). Это установлено ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Поэтому работодателю следует обеспечить не только корректное оформление документов, но и их сохранность.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска можно и не только в случае увольнения. Вас все может устраивать, но вы можете потребовать компенсировать дни отпуска, которые вам были положены, вы просто ими не воспользовались в свое время.

Главным отличием между компенсацией за отпуск с увольнением и без состоит в том, что отказ от дней отдыха без увольнения в сумме может составлять более 28 дней. К таким дням относят как основной, так и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Чтобы было понятнее, о чем речь, приведем такой пример. С 2020 года на 2021 переносится 10 дней и в новом году еще 28 дней. Итого 38 дней. Но компенсировать вы можете только эти самые 10 дней с 2020 года и так далее по той же схеме. Также такое правило распространяется и на дополнительные дни отдыха. То есть компенсировать вы можете только тот отпуск, который вы не отгуляли в прошлом году.

Сама процедура формирования и выдачи компенсации происходит посредством написания заявления. Здесь вы можете подробно пояснить, какой период вы планируете компенсировать, а какой, возможно, отгулять.

Такой документ становится основанием для расчета всех дней бухгалтерией. По итогу рассчитываются компенсационные дни, которые, при необходимости, могут быть округлены в пользу работника.

Компенсация любых дней отпуска в отношении несовершеннолетних лиц или женщин, находящихся в положении, невозможна.

При работе во вредных условиях исключена компенсация за дополнительные дни отдыха.

Причины и правила ухода из ОВД РФ

Статья 81 ФЗ «О службе в ОВД» перечисляет причины для ухода со службы.
Таких причин много, назовем основные:

• достижение возраста, предельно допустимого для работы в полиции;
• сокращение должности;
• достижение определенного возраста, при котором сотрудник имеет право уйти на пенсию;
• ухудшение состояния здоровья или выявление других противопоказаний, которые препятствуют полноценной деятельности в организации;
• истечение срока контракта;
• нарушение правил и норм трудовой дисциплины, повлекшее соответствующее взыскание;
• собственное желание;
• отчисление из ВУЗа, связанного со сферой МВД;
• потеря гражданства РФ и приобретение другого;
• результаты аттестации;
• сотрудник фигурирует в уголовном деле;
• утрата доверия;
• призыв в армию.

Контракт со служащим может быть расторгнут:

• по личному волеизъявлению работника МВД;
• по инициативе руководства;
• по соглашению сторон;
• при объективной невозможности продолжать службу.

Увольнение по инициативе сотрудника невозможно при обстоятельствах, описанных в ст. 35 ФЗ «О службе в ОВД»:

• при введении режима ЧС и ликвидации последствий;
• при военном положении;
• при контртеррористической операции.

Также вы можете ознакомиться со статьей, в которой подробно описаны все причины увольнения из МВД по отрицательным мотивам.

Можно ли уволиться без отработки?

На сотрудников МВД распространяются положения ФЗ «О службе в ОВД», а не нормы ТК РФ, где при увольнении по собственной инициативе сотрудник обязательно освобождается от двухнедельной отработки при наличии уважительных причин (зачисление в образовательное учреждение, переезд и т.д.).

Еще по теме Повышение военных пенсий с 1 апреля 2022 года

Здесь важно соблюдение одного условия, указанного в п. 4 ст. 84 ФЗ №342-ФЗ: до истечения срока обязательной отработки работник может быть уволен с разрешения руководителя.

Есть и другой вариант – расторжение контракта по соглашению сторон (ст. 83 ФЗ «О службе»), где будет заранее указана конкретная дата ухода со службы.

Порядок увольнения из МВД, ОВД по выслуге лет, дающей право на получение пенсии

Мнение эксперта

Григорьев Павел Кириллович

Начальник отделения призыва граждан на военную службу РФ

Порядок увольнения сотрудников Министерства внутренних дел отличается от процедуры прекращения трудового договора на гражданской службе. Это касается и оформления выхода на пенсию – увольнения из МВД по выслуге лет.

Выход на пенсию предполагает прекращение служебной деятельности и получение ежемесячных выплат за счет государства. Порядок завершения службы в ОВД регулируется главой 12 Федерального закона от 30.11.2011 года № 342-ФЗ.

В ней говорится о том, что одним из оснований для расторжения контракта является увольнение гражданина со службы. Под увольнением понимается не только уход со службы по собственной инициативе или в силу дисциплинарного проступка и других причин, но и право на пенсию за выслугу лет.

Уйти со службы в связи с назначением пенсии можно только при соблюдении установленных требований, к ним относятся:

• определенное количество лет работы в органах внутренних дел, именуемое выслугой (не менее 20 лет);
• достижение предельного возраста, допускающего пребывание на службе в МВД (45 лет);
• общий стаж от 25 лет, из которых не менее половины (12,5) – в МВД, для возникновения права выхода на пенсию по смешанному признаку.

Пенсионное обеспечение может быть предоставлено служащему не только в связи с достижением соответствующего возраста. Если у него есть проблемы со здоровьем не позволяющие продолжать службу, он вправе инициировать процесс установления данного факта и выйти на пенсию.

Как засвидетельствовать факт выдачи

Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.

Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:

1. Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
2. Ещё один вариант – журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
3. В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.

Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Ответственность работодателя

В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей. В сумму до 50 000 рублей может обойтись компании отказ в выдаче любых справок из упомянутых выше. Также руководителю может грозить проверка трудовой инспекции.

Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.

Как засвидетельствовать факт выдачи

Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.

Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:

1. Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
2. Ещё один вариант — журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
3. В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки, акта можно здесь. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.

Выдача документов при увольнении является обязанностью работодателя. Это закреплено статьей 62 Трудового Кодекса РФ. Как уже было сказано выше, есть те, которые положены всем без исключения, но есть и те, какие выдаются исключительно по письменному заявлению. Происходит это в установленные сроки – 3 календарных дня после подачи прошения.

Порой случаются ситуации, когда работодатель осведомлен о том, какие справки выдаются работнику при увольнении, но по каким-то причинам не желает исполнять эту обязанность. Например, человек может быть в отпуске или отсутствовать на месте трудовой деятельности по другому основанию.

Но нужно понимать, что ни одна из перечисленных причин не считается уважительной. Подготовить и отдать на руки необходимые справки – прямая и закрепленная законодательно обязанность. Работодатель не может от нее уклоняться. Что грозит нерадивому работодателю? Ответственность, предусмотренная КоАП РФ.

Похожие записи:

• Региональный материнский капитал в Оренбургской области в 2023 году за третьего
• Как заполнить 3 НДФЛ на налоговый вычет за продажу квартиры в 2023 году
• Как вернуть водительские права после лишения за пьянку после истечения срока