Порядок ведения кассовых операций в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Упрощенный порядок ведения кассовых операций
Предпринимателям и представителям малого и среднего бизнеса разрешают вести учет в упрощенном формате. К примеру, они не обязаны устанавливать кассовый лимит.
Для индивидуальных предпринимателей есть отдельные послабления. Кроме освобождения от лимита, им не обязательно:
- составлять кассовые ордера;
- вести кассовую книгу.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Кассовая дисциплина для ИП и ЮЛ
Указания Центрального банка РФ распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.
Новые правила кассовой дисциплины 2019
Законодательство о кассовой дисциплине является довольно стабильным, в связи с чем новые правила утверждаются нечасто.
Тем не менее, в 2019 году вступят в силу некоторые изменения законодательства, в связи с чем станет больше частных предпринимателей, соблюдающих нормы 54-ФЗ в части использования KKM. Речь идет, в первую очередь, о предпринимателях на «вменёнке» и патенте, которые оказывают услуги населению и не привлекают для этого работников. С 1 июля 2019 года эта категория предпринимателей должна будет в обязательном порядке перейти на использование онлайн-касс.
Кроме того, с 08.03.2019 года вступило в силу новое правило — включать в чек дополнительный реквизит (если товар подлежит обязательной маркировке, в чеке необходимо указывать код товара).
В остальном правила работы с кассой остаются неизменными.
Завышение и занижение лимита
Завышение или занижение лимита может произойти намеренно или непроизвольно. Например, бизнесмен допустил ошибку в расчетах. При этом итоговая сумма может оказаться как больше, так и меньше правильной.
Занижение итоговой суммы создает лишние проблемы для предприятия ― влечет за собой дополнительные расходы на инкассацию. Завышенный лимит может обернуться штрафом.
Если налоговый инспектор обнаружит, что предельная сумма наличных, которые можно оставить на ночь, больше, чем нужно, он не будет разбираться, намеренно это сделано или нет. Поэтому рекомендуем проверять себя при расчетах. Во время проверки ФНС руководствуется финансовыми данными предприятия за последние два месяца. Определить размер наличных, полученный за этот период, просто. Достаточно снять отчет по онлайн-кассе.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Когда нарушается учет кассовых операций, ответственный сотрудник может получить штраф в сумме от четырёх до пяти тысяч рублей. Это относится к индивидуальным предпринимателям, должностным лицам предприятий. Наказание для юридических лиц гораздо строже – штраф от сорока до пятидесяти тысяч рублей.
Владелец бизнеса иногда по закону имеет право взять деньги из кассы для себя лично. Это возможно только в том случае, когда он является индивидуальным предпринимателем. Если речь идёт об обществе с ограниченной ответственностью, у него такого права нет. Индивидуальный предприниматель, беря деньги из кассы, обязан воспользоваться кассовым ордером с формулировкой, где фиксируется, что деньги предназначены для личных нужд.
Индивидуальный предприниматель имеет право не использовать лимит остатка кассы. Закон предоставляет такую возможность. Если раньше это ограничение было установлено, то должен быть написан внутренний приказ, в котором закреплён отказ от использования кассового лимита. Кассовая дисциплина ООО на УСН не предусматривает кассовый лимит.
Как соблюдать кассовую дисциплину
Нужно выписывать ПКО и РКО на каждое поступление или расход средств из кассы. В некоторых сервисах, например,«у Контур.Эльбы», можно настроить интеграцию, чтобы автоматически фиксировать поступления наличных.
Еще одна обязанность — вести кассовую книгу. Каждый созданный ПКО и РКО необходимо записывать. Если в какой-то день или даже неделю движений наличных не было, то и записей в кассовой книге не будет.
Как принимать деньги. Принимает деньги кассир. Его задача — принять и проверить платежеспособность каждой купюры. При этом покупатель должен видеть, что происходит с банкнотами. Это поможет избежать ситуаций, в которых покупатель приносит фальшивые деньги и доказывает, что они были настоящими, но их подменили. Принимать можно купюры с небольшими повреждениями и загрязнениями, а разорванные на несколько частей — нет.
В конце смены кассир составляет отчет о закрытии смены и идет к старшему по смене или бухгалтеру, чтобы пересчитать наличные.
Как выдавать деньги. Во время смены кассир может выдавать деньги поставщикам, работникам и подрядчикам.
Под каждую выдачу наличных составляется РКО:
- если выдается зарплата, то составляется расчетно-платежная или платежная ведомость, к ней — единый РКО;
- если оформляется возврат, то кассир заполняет РКО и выдает чек покупателю.
РКО может заполнить бухгалтер или кассир, если у него есть полномочия. При составлении нужно проверить все данные на бланке. Если кассир выдает деньги работникам (зарплату или под отчет), он должен убедиться в личности получателя. Поэтому он может требовать предъявить паспорт. Кассир пересчитывает деньги и выдает необходимую сумму, а получающий работник ставить свою подпись в РКО.
На что можно взять средства из кассы:
- выплата зарплаты сотрудникам;
- оплата товаров и услуг, как лично, так и через подотчетных лиц;
- социальные выплаты и помощь — материальная поддержка в случае смерти близкого у работника, свадьба сотрудника, рождение ребенка;
- выплаты страховых возмещений в соответствии с договорами физлиц;
- выдача наличных работникам под отчет;
- возврат долга за неоплаченные товары;
- выдача наличных для проведения операций банковским агентом.
На все эти цели все виды организаций и ИП можно тратить средства из кассы без ограничений.
На другие цели выдавать деньги из кассы нельзя. Например, если нужно дать заем другой организации или пожертвовать на благотворительность, то это либо перевести их по безналичному расчету или обратиться в банк, взять наличность и отправить ее по назначению.
Поступившие из банка в кассу деньги можно тратить на любые цели.
Советы по соблюдению кассовой дисциплины
Чтобы поддерживать кассовую дисциплину было проще, мы собрали несколько рекомендаций.
- Не допускайте исправлений в документах. Из-за одной ошибки или помарки придется составлять бумагу заново, даже в электронном виде.
- Используйте электронный документооборот и ЭЦП. Их наличие ускоряет и упрощает как сам документооборот, так и хранение важных бумаг.
- Храните все документы 5 лет минимум. Не стоит ничего выбрасывать, чтобы не столкнуться с проблемами при проверке налоговой. А документы на выплату зарплаты сотрудникам необходимо сохранять минимум 6 лет, при отсутствии их лицевых счетов минимум 50 лет.
- Сверяйте кассу на бумаге и в реальности. Каждый день или чаще необходимо пересчитывать средства в кассе и сравнивать, сколько их должно быть по бумагам. Суммы должны совпадать. Если они не совпадут, найти ошибку будет проще сразу, чем через несколько дней или недель.
Изменения, касающиеся кассовой документации
Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года. Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1. В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:
- ФЗ №54.
- Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.
Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы. Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:
- Ордера, сопровождающие приход и трату.
- КК.
Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54. Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.
Популярные модели онлайн электронных касс для ИП на упрощенке
Предлагаем еще раз сравнить несколько распространенных вариантов, которые разрешено использовать в соответствии с законом.
- АТОЛ Sigma 7. Имеется все необходимое обеспечение, чтобы активно торговать. В нее и из нее можно прогрузить отчетность, скидки и промоакции, товароучет. Легко взаимодействовать с различными документами. Экран в 7 дюймов. Подключается всеми популярными способами к интернету. Можно пробивать товары с ЕГАИС, есть личный кабинет с возможностью редактирования.
- ЭВОТОР 7.2. В нем заложен учет продукции на базовом уровне. Связь с сетью стандартными способами. Подключается сканер, весы, пин-пад и другое оборудование. Допускается работать в личном кабинете и править его. Легко добавлять продукты в облачный каталог.
- МТС касса 12. Сенсор размером в 11.2. Позволяет печатать чеки с шириной 80 мм. Подключается денежный ящик, сканер и другое ПО. Прогружаются акции, целые программы лояльности.
Как получить деньги от бизнеса? Оформление кассовых операций
Бизнес идет, доходы растут, появляются свободные денежные средства, которые коммерсант может потратить на себя. Как это сделать? Для некоторых учредителей ООО является неожиданностью, что они не могут в любой момент получить на свои нужды деньги из кассы или снять их с наличного счета. А вот индивидуальные предприниматели – могут. Но обо всем по порядку.
Сначала – о правовом статусе имущества юридического лица. Уставный капитал в виде денежных средств или другого имущества не принадлежит учредителю ООО. Все, что было внесено при регистрации фирмы и все, что было заработано в процессе ее предпринимательской деятельности, является собственностью юридического лица. Учредитель, работающий в собственной фирме, может получать в ней зарплату на правах обычного работника, если с ним заключен трудовой договор. Даже если это единственный учредитель (участник), который сам руководит организацией, он не может по своему усмотрению распоряжаться деньгами своего ООО. К слову, возможность заключения трудового договора с единственным учредителем – руководителем до сих пор остается спорной, и вы можете узнать о последнем мнении Минфина на эту тему в этой статье.
Еще одна возможность (и единственная, если учредитель не работает в своей организации) получить деньги от бизнеса – это направление полученной прибыли на дивиденды. Вопросы налогообложения заработной платы и дивидендов учредителя ООО мы рассмотрели в примере статьи ИП или ООО — что регистрировать? Но нас в данном случае интересует не вопрос налогов, а то, может ли учредитель взять на свои нужды наличные деньги из кассы или снять их с расчетного счета? Нет, не может, поэтому и вопрос оформления таких кассовых операций даже не стоит.
Теперь – про ИП. С одной стороны, индивидуальный предприниматель несет ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, кроме того, которое нельзя взыскать. Но с другой стороны, все имущество и деньги ИП, в том числе полученные от предпринимательской деятельности, являются его собственностью, которой он может распоряжаться как угодно (если только нет задолженности по налогам и взносам).
Зарплату ИП от самого себя не получает, но зато может в любой момент взять наличные деньги из кассы или с расчетного счета. Право на это дает Указание № 3073-У. Если деньги будут переведены на платежную карту физического лица, то такой перевод не является кассовой операцией и не оформляется кассовыми документами. Суммы, которые ИП может тратить из кассы или с расчетного счета на свои личные нужды, не ограничены, но нельзя допускать задолженностей по налогам и страховым взносам. Если индивидуальный предприниматель отказался от ведения кассовых документов и издал об этом приказ (см. раздел Упрощенный порядок кассовой дисциплины), то получение наличных денег ничем не оформляется. Если же кассовые документы продолжают вестись, то в основании выплат денег в расходном кассовом ордере надо указать: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Какие документы и кто должен оформлять при движении наличных денег в 2020 году
Все финансовые операции по ведению кассовых операций должны быть документально оформлены. На это имеет право в организации отдельный сотрудник, как правило, это кассир. Если на предприятии несколько кассиров, то надо назначить среди них старшего кассира.
Документы по движению наличных денег может также оформить главный бухгалтер предприятия, в случае индивидуального предпринимательства – непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
№ п/п | Название документа полное | Название краткое (форма) | В каких случаях и на основании чего оформляется | Порядок заполнения и ведения |
1 | Кассовая книга | КО-4 | На основании приходного кассового ордера и расходного кассового ордера вносят информацию в книгу по каждому случаю поступления и выдачи наличных средств кассы. | Ежедневно ответственный сотрудник (кассир) обязан к моменту завершения трудового дна провести сверку сведений, указанных в книге с другими документами по кассе и рассчитать размер остатка в кассе наличных средств. При отсутствии операций по кассе в ходе дня кассовая книга не заполняется. |
2 | Книга учета | КО-5 | Заполняется при наличии нескольких кассиров в организации | Вносятся записи в отношении движения наличных денежных средств между непосредственно старшим кассиров предприятия и другими кассирами с подтверждением в виде их личных подписей. |
3 | Приходный кассовый ордер | ПКО | Когда происходит пополнение кассы деньгами | При фиксировании поступления денежной наличности в кассу бланком строгой отчетности или чеком допустимо формировать ПКО на всю сумму наличности, принятую в течение рабочего дня. |
4 | Расходный кассовый ордер | РКО | При выдаче из кассы предприятия наличных денег | При предоставлении РКО ответственный сотрудник (кассир) обязан удостовериться в правильности оформления документа и личности сотрудника, его предъявившего |
5 | Расчетно-платежная ведомость | РПВ | При выдаче из кассы выплат сотрудникам (зарплаты, стипендии и др.) | Согласно общим требованиям |
Документы по движению денежных средств возможно оформлять как на бумажных носителях так и в электронной форме.
Что касается документов (ТОРГ-1-ТОРГ-31, КМ-1-КМ-9, другие), унифицированные формы которых установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 , то на сегодняшний день их ведение не является обязательным (разъяснения в письме Министерства финансов РФ от 16.09.2016г. № 03-01-15/54413).
Каким должен быть лимит остатка денежных средств в кассе предприятия, ИП
Соблюдение величины предельно допустимого размера остатка наличных денежных средств в кассе (лимита) или как еще его иногда называют – переходящего остатка – важнейшая составляющая кассовой дисциплины.
Все денежные средства, которые превышают лимит, следует направлять в банковское учреждение. Есть и исключения, они возможны в те дни, когда:
- выплачивается заработная плата сотрудникам,
- выплачиваются стипендии студентам,
- в выходные дни, при проведении операций в кассе.
- В нерабочие дни, при проведении операций в кассе.
Лимит необходимо установить на предприятии, в организации внутренним документом, например приказом. В отсутствии такого документа размер лимита становится равным нулю и любая сумма в кассе в конце рабочего дня будет, соответственно, превышать нулевой лимит.
В том случае, если в кассе есть сумма денег, которая превышает лимит, это по законодательству приводит к штрафным санкциям.
Что можно не делать ИП и малым предприятиям по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У)
Порядок выполнения операций по кассе несколько лет назад несколько упростили, но не для всех. Это коснулось только малых предприятий, в том числе и микропредприятий, а также индивидуальных предпринимателей.
Что можно не делать ИП и малым предприятиям в связи с принятием правил по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У):
- лимит остатка в кассе можно не устанавливать;
- не составлять следующие документы :
Как соблюдать кассовую дисциплину
- Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег.
ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму.
РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО. - Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.