Можно ли заполнять путевой лист раз в месяц

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли заполнять путевой лист раз в месяц». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

• обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
• обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

• указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
• отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Срок действия путевого листа в 2022 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Механизм формирования путевого листа на месяц

Бланк путевого листа на месяц предприятиям следует создать самостоятельно и утвердить его в учетной политике. В документ должны быть включены такие обязательные реквизиты:

1. номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
2. период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
3. информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
4. информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
5. данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.

Важно! Все обязательные реквизиты должны быть заполнены, иначе путевка является недействительной. Организация может добавлять собственные графы, необходимые для работы с путевыми листами.

Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов, должны оформлять путевые листы. Для этих целей руководителем компании назначается ответственное лицо.

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).

Этот реквизит введен в список обязательных с 1 января 2021 года. Необходимо заполнить два пункта: вид сообщения и вид перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ).

Определить и указать вид сообщения достаточно просто. Вариантов всего четыре: городской, пригородный, международный или междугородный.
Фиксируя вид перевозок, нужно учитывать кого или что доставляет транспорт. Например, в путевом листе одного и того же автобуса в зависимости от цели поездки будут прописаны разные виды перевозок. Обычный рейс по маршруту — «регулярная перевозка пассажиров и багажа», по договору со спортивным клубом — «перевозка пассажиров и багажа по заказу», а если команда юниорская — «организованная перевозка группы детей». А вот если автобус везет сотрудников на корпоратив, то это будет «перевозка для собственных нужд».

Такой вид перевозок, как «перевозка для собственных нужд», подходит для большинства случаев использования легкового транспорта, так как очень часто за поездку платит не пассажир или владелец груза, а само предприятие.

Путевой лист на несколько водителей

С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».

Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:

1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.

2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.

Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: ИП, осуществляющие перевозки, могут иметь в собственности несколько автомобилей. Обязательно ли перерегистрировать эти ТС на ИП?

Ответ: Статус ИП не подразделяет имущество гражданина и того же ИП. Таким образом, ИП вправе использовать свое имущество и в предпринимательской деятельности, и в личных целях. Регистрация ТС в собственности ИП осуществляется в порядке, как и на физ. лиц (не ИП). Так, перерегистрации ТС, принадлежащих физ. лицу, для предпринимательства, не требуется.

Вопрос №2: Нужно ли оформлять путевой лист на руководителя организации, если ТС используется, числящееся на балансе?

Ответ: Руководитель также обязан соблюдать требования по использованию ТС организации, то есть путевой лист оформить нужно обязательно, но его допускается оформить на срок до 1 месяца. Даже для руководителя ТС для служебных целей нужно иметь соответствующие документы.

Новые требования по заполнению путевого листа

Министерство транспорта внесло изменения в образец путевого листа в начале 2021 года приказом №368. Стандарты будут действовать шесть лет.

Большинство правил по заполнению документа остались прежними. К нынешним путевым листам добавили несколько новых сведений.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: дополнительные реквизиты

Кроме стандартных пунктов, в путевом листе нужно учесть специфику работы предприятия. Для этого в документ вносят дополнительную информацию. Например, в путевом листе можно указать:

• маршрут поездки;
• нормативный расход топлива;
• экономия или избыточный расход по сравнению с нормативным и т.д.

Можно ли оформлять путевые листы за месяц

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

Похожие записи:

• Льготы пострадавшим в результате Чернобыльской и других радиационных катастроф
• Какие пособия по беременности и родам будут начисляться в 2023 году?
• Индексация вкладов до 1991 года в 2023 году