Пишем служебную записку по правилам и образцу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пишем служебную записку по правилам и образцу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Где используют служебные записки
Служебная записка — документ, который может составить любой сотрудник, если ему требуется обратиться к коллеге или руководителю с рабочим вопросом. Ее оформляют, когда необходимо:
- запросить сведения;
- получить инструкцию;
- сообщить о проблеме;
- согласовать действия;
- предложить план работы;
- направить специалиста в командировку;
- запросить денежные средства на те или иные расходы.
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как оформить служебную записку
О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.
Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата — кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа. А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.
Служебная записка в деловом документообороте
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.
Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:
- решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
- решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
- решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
- сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
- сотрудник занят более приоритетными задачами;
- возникают обстоятельства непреодолимой силы.
Шаблон написания служебной записки
Унифицированной формы документа не существует. Однако образец служебной записки должен отличаться краткостью, лаконичностью изложения, чёткостью формулировки вопросов и предложений по их решению.
Внешний вид документа и описание его полей
Записка служебная – это разновидность внешнего или внутреннего штатного документа предприятия. Её внешний вид и форма зависят от адресата и функциональности. То есть, служебная записка руководителю, например, существенно будет отличаться от обращения к кадровику или другому служащему более низкого статуса. Составить её можно не только в форме обращения к директору, но и в виде доклада. В качестве реакции на непредвиденное поведение сотрудника. И подобное «донесение» не будет считаться докладной, если оформить его грамотно, как служебную записку.
Чаще всего служебные записки адресуются вышестоящим лицам, так как связаться с руководителями простым служащим бывает трудно – то директора нет на месте, то он не в настроении. А как же работнику достучаться до руководства? Ответ один: путем передачи служебной записки. В ней можно отразить не только просьбу, но и обращение, и претензию.
Виды записок бывают разными.
В зависимости от функции выделяют следующие разновидности:
- докладная;
- объяснительная;
- аналитическая.
Особенности электронного документа
Чем больше организация – тем больше бумажной волокиты. На достаточно крупных предприятиях количество ежедневной служебной корреспонденции может идти на несколько тысяч и проконтролировать ее поток довольно сложно.
С этой целью сейчас усиленно внедряется система электронного документооборота, которая значительно облегчает работу подразделений. Он может быть как полностью автоматизирован (без бумажного носителя), так и частично – в этом случае бумажный оригинал остается у отправителя, а к адресату отправляется его электронный аналог. Каждая организация решает данный вопрос сугубо в частном порядке.
Небольшая фирма с численностью сотрудников до десяти человек может ограничиться одной лишь бухгалтерской книгой, а возникающие вопросы решать устно либо с глазу на глаз. Другое дело, если число сотрудников идет на сотни: здесь уже придется вводить документооборот, как способ защиты сотрудников и руководства от произвола.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»
Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.
- Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.
- Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
- О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.
Основания для составления и цели докладных
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Служебная записка: назначение, форма, функции
Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка.
Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.
По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах.
Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.
Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
Пишем служебную записку по правилам и образцу(2018г).
В следующем тексте служебной записки мой начальник утверждает, что нужны запятые. «В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении копировального аппарата зав. складом готовой продукции и телефакса в отдел сбыта взамен вышедшего из строя и не подлежащего ремонту телефакса Panasonik KX-FM90.
» Возможно я действительно глупа. Может быть у вас есть какие либо советы или замечания. Помогите! Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением. Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата.
То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.
Документ необходим только в тех случаях, когда устного обращения к сослуживцам не достаточно, требуется подтвердить свою просьбу, обращение письменным или электронным свидетельством.
Служебные записки подразделяются на:
- те, в которых указываются определенные факторы произошедшего деяния или явления отрицательного характера. К таким производственным запискам относятся объяснительные, докладные, акты о выявленных нарушениях и жалобы;
- те, которые являются дополнительными пояснениями к основным документам. Это могут быть записки на списание или приобретение материалов, о выделении денежной помощи, о повышении в должности, о премировании, и тому подобные.
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.
- Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
- внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
- внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Что такое служебная записка и зачем она нужна?
По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.
Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.