Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.

Подача сведений в статистические органы

Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.

В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.

На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.

Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.

Юридические лица должны предоставить отчет:

• за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
• за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
• за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
• за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.

К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.

Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.

Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.

На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.

Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.

Кто подает сведения о среднесписочной численности работников

Отчет по форме КНД 1110018 обязаны подавать все налогоплательщики-работодатели — коммерческие и некоммерческие организации, бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.

Однако для индивидуальных предпринимателей существует ряд нюансов подачи сведений о среднесписочной численности работников. Во-первых, ИП обязаны подавать отчет даже в случае своего закрытия. Но при этом отчетность предоставляется в ИФНС, только если в отчетном периоде предприниматель применял наемный труд (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Все остальные налогоплательщики обязаны предоставлять отчет о среднесписочной численности работников в любом случае, даже если на текущий момент у них нет служащих (Письмо Минфина РФ от № 03-02-07/1/4390 от 04.02.2014). Обязанность сдачи сведений распространяется как на организации, находящиеся на общей системе налогообложения, так и на учреждения, работающие по специальным налоговым режимам — УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности работников

Отчетность о средней численности работников подается ежегодно. При этом если число работников за отчетный период осталось неизменным, по сравнению с предыдущим годом, сведения все равно должны подаваться в общем порядке.

Срок подачи отчета о среднесписочной численности работников для всех типов налогоплательщиков, в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ, — не позднее 20 января года, следующего за отчетным периодом. То есть информацию за 2018 год необходимо предоставить до 20.01.2019, но в связи с тем, что последний срок выпадает на воскресенье, специалисты должны предоставить в ИФНС отчет в срок до 21.01.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Для предприятий, образованных или реорганизованных в течение отчетного года, информацию о средней численности работников необходимо подать в ИФНС до 20 числа месяца, следующего за месяцем образования, реорганизации компании. Для индивидуальных предпринимателей не установлена обязанность предоставлять данные о среднесписочной численности работников в год их создания.

Средняя численность работников: как рассчитать?

ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.

Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).

Расчёт среднесписочной численности работников — пример

В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.

Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):

Кого включать в среднесписочную численность работников?

В среднесписочную численность целыми единицами по общим правилам включаются работники:

1. фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
2. находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
3. не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
4. не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
5. принятые на работу с испытательным сроком;
6. заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники);
7. сотрудники, имеющие специальные звания;
8. направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
9. временно принятые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
10. студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
11. обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
12. находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
13. имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
14. получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
15. принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
16. находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
17. находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
18. принимавшие участие в забастовках;
19. работавшие вахтовым методом;
20. иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России;
21. совершившие прогулы;
22. находившиеся под следствием до решения суда;
23. женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком, работающие на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.

Значение среднесписочной численности для целей ПОД/ФТ

Среднесписочная численность является одним из критериев отнесения организаций и предпринимателей к категориям субъектов малого и среднего предпринимательства (пункт 2 части 1.1 статьи 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»).

Для НФО значение среднесписочной численности 100 и более означает отнесение к числу «крупных» НФО.

Подробнее…

Деление НФО на виды: «малые» и «крупные».

Кроме того, соответствие среднесписочной численности критерию отнесения к категориям субъектов малого и среднего предпринимательства учитывается при замене административного наказания в виде административного штрафа предупреждением (ст. 4.1.1 КоАП РФ).

Организации должны сдавать в территориальные налоговые органы по месту своей регистрации отчеты о средней списочной численности работников. Одна из причин, по которой налогоплательщиков обязывают сдавать подобные сведения, – подтверждение возможности для компании выбирать способ подачи налоговой отчетности.

Напомним, что только организации, численность сотрудников которых не превышает 100 человек, могут представлять декларации в ИФНС любым возможным способом на свое усмотрение (п. 3, 4 ст. 80 НК РФ):

• на бумажном носителе лично или через представителя;
• по почте ценным письмом с описью вложения;
• по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде.

Если же численность персонала превышает сотню сотрудников, то отчетность на бумажном носителе сдать не получиться. Такие крупные компании должны сдавать отчетность исключительно в электронном виде (п. 4 ст. 80, п. 5 ст. 174 НК РФ).

Расчет среднесписочной численности работников

ССЧ или среднесписочная численность сотрудников – это численность сотрудников предприятия в среднем за какой-либо определённый период. Определять эту величину требуется для статистического учёта и налогообложения. По закону (п.

7 ст. 5 закона от 30. 12. 2006 № 268-ФЗ) каждый ИП и руководитель организации должны подавать эти данные в налоговую службу ежегодно.

Также данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы при подтверждении прав и льгот при исчислении налогов предприятиям, в которых используется труд инвалидов.

Формула расчета сведений о среднесписочной численности работников за год

Для расчета среднесписочного числа работников независимо от периода рассчитывается исходя из каждого месяца.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, действуйте в следующем порядке.

Определите списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В нее включаются и те работники, для которых законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например занятые на вредных работах.

В рабочие дни списочная численность равна количеству полностью занятых работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры (в том числе не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках).

Среднесписочная численность=списочная ч-ть на первое число +списочная ч-ть на второе число…+списочная численность на последнюю дату/ на количество дней в месяце.

Рассчитайте количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

К не полностью занятым работникам относятся те, кто по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Для чего необходимо рассчитывать среднесписочную численность сотрудников на предприятии?

Ответ:

Данный показатель необходим для того, чтобы вовремя реагировать на требования законодательства российской федерации, ведь от количества работников зависит сдача или не сдача многих отчетов, с численностью до 50 человек предприятие считается микро предприятием ,а после 50 уже необходима отдельная служба по охране труда и сдача дополнительных отчетов в фонды.

2.Вопрос №2:

Что нужно знать для расчета?

Ответ:

Изначально необходимо рассчитать численность работников за каждый месяц, для того отследить кто и сколько работал, когда был принят согласно табеля учета.

Сведения о среднесписочной численности работников учреждения представляются:

• в налоговые органы. Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организацией в налоговый орган не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором она была создана (реорганизована). Указанные сведения представляются по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, в налоговый орган по месту нахождения организации (по месту жительства индивидуального предпринимателя). В настоящее время форма сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@.

К сведению! Непредставление в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ);

• в органы статистики. В силу п. 1 Указаний N 435 форму федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» представляют все юридические лица, в том числе некоммерческие организации, всех видов экономической деятельности и форм собственности. Указанные сведения подаются при условии, что средняя численность работников по итогам деятельности за предшествующий год превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера).

Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах

• Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
• Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.

Важно: При расчетах округление проводится в большую сторону до единицы! Исключение составляет точный подсчет лиц с неполным рабочим периодом.

Применение средней численности

Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:

• При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
• При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
• Для получения налоговых льгот.

Что скрывается под понятием “средняя численность”?

Это своего рода отчетность, содержащая сведения обо всех работниках организации, подаваемая в органы государственной власти для прохождения процедуры налогообложения. Информацию о составе персонала своего предприятия должен подавать каждый работодатель, имеющий работников, и каждый индивидуальный предприниматель, даже если у него вообще нет наемных рабочих.

Данные о среднем количестве сотрудников на предприятии дают предпринимателю право на следующие налоговые послабления со стороны государства:

• возможность на практике применить упрощенную процедуру обложения предприятия налогами;
• возможность отдавать в органы государственной власти статистическую отчетность в заметно упрощенном виде;
• льготы по соответствующему НДС на налог на различное имущество и по налогообложению на земельные участки, находящиеся в собственности налогоплательщика;
• определенные налоговые послабления для небольших предприятий в соответствии с практикой обложения налогами организации малого и среднего предпринимательства.

Далее очень важно запомнить всем предпринимателям-налогоплательщикам то, что вся отчетность за прошедший календарный год должна подаваться в строго отведенные сроки. На практике это до 22 января нового наступившего года. После этого срока никакие формы отчетности приниматься уже не станут. Из-за пропущенных сроков организация потеряет возможность получить значительные послабления от государства.

Чтобы правильно рассчитать среднюю численность работников, необходимо провести комплексный анализ кадровой структуры предприятия. В применяемой практике проведения такого анализа число сотрудников отдельно взятого предприятия включает в себя следующие параметры:

• среднюю списочную численность всех работников;
• среднюю численность всех работников, осуществляющих трудовую деятельность, внешние совместители;
• средняя численность всех рабочих, осуществляющих свои действия на основе трудовых договоров.

Рассчитаем среднесписочную численность: пошаговая инструкция

1 шаг. Собираем данные о списочном количестве работников, принятых на полный рабочий день, на все даты, входящие в отчетный период.

СЧ на каждый из выходных дней принимается равной соответствующему показателю за последний рабочий день, предшествующий им. То есть списочная численность за 1-8 января 2019 года будет одинаковой и равна, в свою очередь, СЧ за 29 декабря 2018.

2 шаг. Исключаем из дальнейшего расчета категории сотрудников, которые учитываются в списочной, но не входят в среднесписочную численность:

• женщин в декрете (до 1,5 лет) или отпуске по усыновлению новорожденного;
• сотрудников, поступающих/обучающихся на вечерних/заочных факультетах учебных заведений (без сохранения з/п).

Похожие записи:

• Льготы и выплаты ветеранам труда
• Диспансеризация 2023 года: какие года рождения попадают в Челябинске
• Что изменится в отчётности с 2023 года